Chatrobot – Kommune-Kari

Vi bruker en chatrobot «Kommune-Kari» fra Sem & Stenersen Prokom AS som digital kundeassistent på våre nettsider.

KommuneKari gir besøkende svar på spørsmål om kommunens tjenester og andre relevante tjenester. Hensikten er å gjøre innbyggere selvbetjente, forbedre responstid og servicenivå og bidra til mer kostnadseffektiv brukerhåndtering for kommunen.

Behandlingens art

Registrering av spørsmål fra brukere, behandling av spørsmål, presentasjon av svar, lagring av samtaleforløp (chatlog) og sammenstilling av data til statistikkformål.

Leverandøren benytter chatlog og samtalestatistikk til kvalitetssikring og videreutvikling av løsningen. Videre vil leverandøren bruke eksempler på samtaler i informasjons- eller markedsføringsøyemed, og forplikter seg da til å anonymisere data som brukes.

Personopplysninger som behandles

Løsningen lagrer alle spørsmål fra brukeren og Kommune-Karis svar i en samtalelogg (chatlog).

Kommune-Kari oppfordrer brukeren til å chatte anonymt og ikke oppgi personlige opplysninger.

Skulle likevel brukeren oppgi personopplysninger, vil disse der det er mulig anonymiseres maskinelt. Løsningen vil automatisk oppdage og anonymisere utvalgte data hver time. Anonymiseringen består i å maskere ved hjelp av koding slik at ikke opplysningene er synlige i chatloggen. Følgende data anonymiseres maskinelt:

  • Alle numre på mer enn 6 siffer
  • Helserelatert informasjon
  • Kjønn
  • Informasjon om seksuell legning
  • Informasjon om politiske preferanser
  • Geolokasjon

Brukerens IP-adresse blir automatisk maskert i løsningen, uavhengig av anonymiseringen som er beskrevet over, og lagres dermed aldri i klartekst.

Følgende metadata om samtalen lagres:

  • Tidspunkt (dato, klokkeslett)
  • Brukerens plattform (desktop, nettbrett eller mobiltelefon)
  • Brukerens nettleser (type og versjon)

Det er kun et begrenset antall personer hos databehandler som har tilgang til chatloggen.

 

Hvor lenge lagres opplysninger?

Chatloggen med innhold som ikke allerede er maskert, blir lagret i 21 dager før den automatisk slettes. Etter sletting er det ikke mulig å rekonstruere en samtale i chatloggen, da gjenstår kun informasjon om hvilken intensjon chatboten har gitt svar på. Dette danner grunnlag for statistikk og fakturering.

Brukers rettigheter

  • Innsynsrett: Brukeren kan laste ned en kopi med all samtaleinformasjon. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig på ?-ikonet og når samtalen avsluttes.
  • Rett til retting og sletting (Glem meg): Brukeren kan selv når som helst slette hele samtalen. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig på ?-ikonet og når samtalen avsluttes.
  • Rett til dataportabilitet: Brukeren kan laste ned en kopi med all samtaleinformasjon. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig på ?-ikonet og når samtalen avsluttes.
  • Rett til begrenset behandling og rett til å protestere mot behandling: Brukeren kan selv når som helst slette hele samtalen. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig på ?-ikonet og når samtalen avsluttes.