Ofte stilte spørsmål

Public 360

Når starter min kommune opp med den nye løsningen?
Hvem er ansvarlig for implementering i min kommune?
Hvordan lærer jeg meg det nye systemet?

Kurs

Kommunene har fått kursmateriell fra Tieto og har selv ansvaret for sluttbrukeropplæring. Invitasjon til kurs vil komme fra arkiv/dokumentsenter. 

Kursene for saksbehandlere og ledere varer i cirka tre timer, og da skal du være godt rustet for å utføre din jobb i Public 360. 

Brukerhåndbok

Brukerhåndboken for Public 360. Laste opp: Public 360 Brukerhåndbok (PDF, 8 MB) 
 

E-læring

E-læring fra Tieto er dessverre ikke lansert enda, men blir tilgjengelig fra høsten 2019.

 

Spørsmål

Brukerne kan også stille spørsmål om løsningen etter vi har lansert.
Servicedesken er tilgjengelig på telefon 71574050.

Hvordan skal du finne Public 360?

Lag en snarvei i nettleser din, eventuelt dra en av lenkene under ned på skrivebordet ditt.

Her er de ulike lenkene for kommunene: 


Felles kursbase 

https://ikt-orkide-kurs.public360online.com
 

Produksjonsbasene

Averøy: Tilgang fra 24.06
https://averoy.public360online.com 

 

Aure: Tilgang fra 17.06
https://aure.public360online.com 

 

Gjemnes: Tilgang fra 17.06
https://gjemnes.public360online.com 
 

Halsa:Tilgang fra 17.06
https://halsa.public360online.com 

 

Kristiansund: Tilgang fra 24.06
https://kristiansund.public360online.com 

 

Rindal: Tilgang fra 17.06
https://rindal.public360online.com 

 

Smøla: Tilgang fra 17.06
https://smola.public360online.com 

 

Sunndal: Tilgang fra 24.06
https://sunndal.public360online.com 

 

Surnadal: Tilgang fra 03.06
https://surnadal.public360online.com 

 

Tingvoll: Tilgang fra 17.06
https://tingvoll.public360online.com 

 

Tilgang til løsning
Dersom du mener du skal ha bruker i Public 360, og ikke har fått dette tildelt. Må du ta kontakt med din leder.

Rollene saksbehandler og møte og utvalgssekretær bestilles av leder via IDM løsningen, hvor systemansvarlig for Public 360 for hver enkelt kommune godkjenner tildelingen. 
 

Kan jeg jobbe i Public 360 på min mobile enhet?

Ja, det kan du. Last ned "360 eWorker". 

Applikasjonen har som hensikt å gi muligheter for fleksibilitet og mobilitet og lar brukerne håndtere dokumenter, saker og oppgaver i 360° fra en smarttelefon eller nettbrett.

Funksjonalitet: 

  • 360 eWorker er tilgjengelig for Windows, iOS og Android. 
  • Søk opp og få tilgang til dokumenter og annen informasjon i 360. 
  • Du kan distribuere dokumenter og saker eller ferdigstille oppgaver som er en del av en arbeidsprosess. 
  • Last ned filer lokalt til din mobile enhet
  • Legg til kommentarer på saker og dokument
  • Hent dokumenter i 360, redigere dem og lagre dem i 360 igjen (iOS). 
  • Last opp filer fra kamera/bildegalleri (Android og iOS). 
Hvilken nettleser er best egnet for Public 360 og eByggesak?

Løsningen kan brukes av alle nettlesere. Men likevel vil prosjektgruppen i IKT ORKide anbefale Google Chorme. 

Testing av løsningen har foregått i Google Chorme. 

Hva ligger i løsningen?

Public 360 er et system som håndterer arkiv, administrativ saksbehandling og politisk saksbehandling.

Løsning har definerte prosesser, maler og rutiner for behandling av kommunens dokumentasjon, som igjen gir grunnlag for åpenhet og innsyn i kommunens virksomhet. 

Hva er hovedforskjellen mellom Public 360 og dagens løsninger?

Public 360 er ikke et nytt ePhorte.

Public 360 er et overgripende verktøy som har fokus på arbeidsprosessene fremfor arbeidsoppgavene. Det skal gi dere som jobber i løsningen helhet og oversikt, og til syvende og sist innbyggeren bedre mulighet for åpenhet og innsyn. 

Kan innbygger se sin sak i Min Side?

Arbeidet med å fulldigitialisere saksgangen for innbyggerne starter for fullt med innføringen av Public 360.

Løsningen vil allerede fra sommeren 2019 gi innbyggerne bedre innsynsmuligheter og større åpenhet ved at alle deler av saken ligger inne i løsningen. Det betyr at eksempelvis en leder som får en innsynsbegjæring vil få oversikt over alt som har skjedd i saken og vil lettere kunne gi offentligheten innsyn.

På sikt er ambisjonen til IKT ORKide at det skal være like enkelt for innbyggerne å følge en sak i kommunen, som det er å spore en pakke på Posten. Dette er riktignok moduler som ikke ligger inne i løsningen ved utrulling og det gjenstår en god del utvikling før vi er i mål. Som kommuneansatt har du et stort ansvar for å bidra til sporbarheten ved å ta i bruk løsningen slik at arbeidet ditt blir dokumentert.

Høsten 2019 vil IKT ORKide fokusere på videreutviklingen av oppslag for innbygger i Min Side.

Hva kommer av integrasjoner?

Den viktigste nye integrasjonen er IDM til Visma HRM som sikrer at organisasjonsstruktur og ansattes tilhørighet opprettes direkte i løsningen. Dette innebærer også at vi unngår en ekstra pålogging til Public 360 – er du pålogget pcen så har du tilgang til Public 360.

Integrasjoner som tidligere har vært mot ePhorte/ACOS WebSak vil også bli integrert med Public 360. Det gjelder for eksempel Visma Flyt Skole, KF skjema, braArkiv, Lovdata, KS FIKS og Aventia kommunetv.

I tillegg skal vi få på plass andre integrasjoner. Blant annet Visma Flyt barnehage, Mercell, Compilo, Visma Easycruit og Kostra rapportering.

Har du saker i ePhorte/ACOS som ikke blir ferdige?

Opprett en ny sak i Public 360 og fortsett arbeidet der. 

Hva må du gjøre i ePhorte nå?

Restanser

Restanser som er ferdigbehandlet (lest og evt. besvart) må avskrives.

Slik finner du dine restanser:

  • Venstremeny (under felles søk)
  • Mine restanser

 

Konsepter

Dokument med status R (reservert) er ikke arkivert, men er fortsatt bare ditt arbeidsdokument. Det er kun du som vet om dine R-dokumenter er sendt/ekspedert, om de fortsatt jobbes med og ikke er ferdige enda, eller om de er opprettet ved en feil. Hvis du har opprettet et dokument ved en feil må dette slettes av arkivtjenesten – send e-post med saksnr. og dokumentnr. til arkiv/dokumentersenter.

Slik finner du dine dokument med status R (konsepter):

  • Venstremeny (under felles søk)
  • Mine konsepter

 

Saker

Saker som det ikke forventes mer bevegelse på og som vurderes som avsluttet skal ferdigstilles. Aktive saker skal du ikke gjøre noe med.

NB! Før en sak ferdigstilles må alle restanser være avskrevet og alle dokument være journalført.

 

Skarpt skille

Når vi går over til nytt sak-/arkivsystem vil vi få et såkalt skarpt skille i arkivet. Det innebærer at alle arkivverdige dokumenter frem til overgangsdatoen skal ligge i ePhorte, mens dokumenter vi mottar og produserer etter startdato skal arkiveres i Public 360. Det gjør det enklere å finne frem for ettertiden, når vi vet hvilken arkivperiode dokumentene tilhører.

Du må derfor sørge for at alle dine dokumenter som er arkivverdig blir lagt inn i ePhorte.

Kanskje har du for eksempel:

  • filer på området ditt som hører til i arkivet?
  • e-poster som ikke er importert?
  • sms-korrespondanse som bør arkiveres?
  • papirdokumenter som må skannes inn?
Hva må du gjøre i Websak nå?

Skarpt skille

Når vi går over til nytt sak-/arkivsystem vil vi få et såkalt skarpt skille i arkivet. Det vil si at alle arkivverdige dokumenter frem til overgangsdatoen skal ligge i websak, mens dokumenter vi mottar og produserer etter startdato skal arkiveres i Public 360.
 

Du må sørge for at dine dokumenter som har arkivverdi blir lagt inn i websak før vi avslutter det gamle sak- og arkivsystemet.

  • Vi er i full gang med å rydde på våre H:/-områder, og fellesområdene S:/ og T:/. Er det noe der som skal til arkivet?
  • Har du e-poster som ikke har blitt importert?
  • Finnes det papirdokumenter på ditt kontor som må skannes inn i websak?

Du må ordne opp i dine saker

  • Sørg for at den øverste kurven «XX3-journalposter» står på 0 til enhver tid. Det er dokumenter som du ikke har satt tilgang på.
     
  • I kurven «Må behandles» ligger alt du har restanse på, dvs inngående dokumenter som du enten ikke har svart på, eller ikke tatt til orientering/etterretning.

    Gå igjennom denne kurven, og gjør det du skal gjøre med disse journalpostene.

    Er det et dokument du skal svare på, gå inn på Meny, og velg «besvar og avskriv restanse». Følg deretter saksbehandlingsrutinene, og gjør det du skal avhengig om det skal skrives delegert vedtak eller ikke.

    Journalposter du ikke svarer på avskriver du med «tatt til orientering eller etterretning» på denne måten:

    Meny -> Avskrivningsopplysninger -> så velger du avskrivningsmåte
     
  • Kurven «Forfall» skal stå i 0. Her ligger inngående dokumenter som har overløpt saksbehandlerfristen på 3 uker, så dersom det ligger noe der du skal saksbehandle, er du litt seint ute
  • Kurven «Under arbeid»: Her ligger journalposter som du har stående i R (reservert), altså utgående dokumenter eller politiske saker som ikke er ferdigstilt. Her bør du ikke ha noe unntatt det du holder på med akkurat i nå!

 

 

 

Hvem skal bruke Public 360?

Alle brukere i Public 360 opprettes med tilhørighet basert på informasjonen i organisasjonsstrukturen i Visma HRM. Er du definert som leder i Visma HRM vil du automatisk bli opprettet som leder i Public 360. Andre brukere får tildelt rolle via bestillingsløsning i IDM løsningen. Det vil si at rollene saksbehandler og møte og utvalgssekretær bestilles av leder via IDM løsningen, hvor systemansvarlig for Public 360 for hver enkelt kommune godkjenner tildelingen

Dersom du mener du skal ha bruker i Public 360, og ikke har fått dette tildelt. Må du ta kontakt med din leder.

For de som skal ha arkivarrolle må en av de med Administrator-tilganger (systemansvarlig) gå inn i etterkant å tildele denne rollen i Public 360.

Mangler du 360-knappen i Word eller 360-sidepanelet i Outlook?

Vi har rullet ut 360-klienten for alle brukere av Public 360, så dette skal være på plass ved oppstart (juni) hvis du bruker en datamaskin fra IKT ORKide.

Forsøk først å starte maskinen på nytt hvis du ikke allerede har gjort det.

Kontakt brukerstøtten på epost servicedesk.iktorkide@kristiansund.kommune.no eller telefon 71574050, hvis du fremdeles ikke finner knappen og sidepanelet.

Hvilke krav stilles til min PC?

IKT ORKidé stiller krav til at alle PCer skal ha en oppgradert Windows 10. 

Du finner ut hvilken Windows versjon du har ved å holde inn Windows tasten og trykk R. Da får du opp ett vindu, der du skriver inn "winver" og trykker ok. Da får du opp hvilken versjon du har.

Dersom du ikke har Windows 10 tar du kontakt med lokal IT som hjelper deg med oppgradering. 

Noe annet du lurer på?

Send spørsmålet ditt til brukerstøtten servicedesk.iktorkide@kristiansund.kommune.no og du vil få svar på mail.

Du når også brukerstøtten på telefon 71574050.

Takk for bidraget!

Kontaktinformasjon

Kathrine Tømmervåg
Rådgiver/Prosjektleder
E-post
Mobil 930 36 592