Restanser
Restanser som er ferdigbehandlet (lest og evt. besvart) må avskrives.
Slik finner du dine restanser:
- Venstremeny (under felles søk)
- Mine restanser
Konsepter
Dokument med status R (reservert) er ikke arkivert, men er fortsatt bare ditt arbeidsdokument. Det er kun du som vet om dine R-dokumenter er sendt/ekspedert, om de fortsatt jobbes med og ikke er ferdige enda, eller om de er opprettet ved en feil. Hvis du har opprettet et dokument ved en feil må dette slettes av arkivtjenesten – send e-post med saksnr. og dokumentnr. til arkiv/dokumentersenter.
Slik finner du dine dokument med status R (konsepter):
- Venstremeny (under felles søk)
- Mine konsepter
Saker
Saker som det ikke forventes mer bevegelse på og som vurderes som avsluttet skal ferdigstilles. Aktive saker skal du ikke gjøre noe med.
NB! Før en sak ferdigstilles må alle restanser være avskrevet og alle dokument være journalført.
Skarpt skille
Når vi går over til nytt sak-/arkivsystem vil vi få et såkalt skarpt skille i arkivet. Det innebærer at alle arkivverdige dokumenter frem til overgangsdatoen skal ligge i ePhorte, mens dokumenter vi mottar og produserer etter startdato skal arkiveres i Public 360. Det gjør det enklere å finne frem for ettertiden, når vi vet hvilken arkivperiode dokumentene tilhører.
Du må derfor sørge for at alle dine dokumenter som er arkivverdig blir lagt inn i ePhorte.
Kanskje har du for eksempel:
- filer på området ditt som hører til i arkivet?
- e-poster som ikke er importert?
- sms-korrespondanse som bør arkiveres?
- papirdokumenter som må skannes inn?