Årsmelding - 2018

10 Faggruppene

10.1 Helse

Omlegging til ny struktur for faggruppene har medført at Helse og Familie gruppen avsluttet sin virksomhet til sommeren 2018. Da var det relativ lite aktivitet i gruppe,

Fra 2019 vil gruppen være en del av Helse og Omsorg.

10.2 IKT

2018 har vært preget av planlegging av Skyløftet med alle tilhørende prosjekter og aktiviteter.

Faggruppen har hatt møter 2 ganger hver måned med et arbeidsutvalg som har jobbet med sakene imellom møtene. Faggruppemøtene har vært vekslesvis fysisk oppmøte og videomøte.

I september arrangerte faggruppen et IKT forum med et åpnet faggruppemøte dag 2. IKT forumet omhandlet tema som passer med alt som skal utføres i 2019: skyløftet, Citrix cloud og moderne arbeidsflate.

Av saker som har vært jobbet med gjennom året så kan følgende nevnes spesielt:

  • Moderne arbeidsflate
  • Sikring av endepunkter
  • Lisensarbeidet – Microsoft og Trend
  • Moderne møterom
  • PC avtalen
  • Flåtestyring
  • Citrix cloud
  • Kalenderdeling
  • Makerspace
  • Kurs for IKT ansatte
  • Åpne data
  • Sikkerprint

Etter omleggingen til nye faggrupper opphørte den faste aktiviteten i IKT faggruppen oktober 2018. Men faggruppen fungerer fortsatt som en diskusjonsarena og møteplass med de samme medlemmer og ved hjelp av verktøy som Microsoft Teams.

10.3 LØP

Faggruppe LØP har i 2018 hatt fokus på å ta i bruk de løsningene som vi har tilgjengelig i Visma Enterprise. Det har vært et sterkt fokus på mobile, automatiserte og selvbetjente løsninger. Utviklingen på dette området skjer raskt, og vi ser at vi vil ta i bruk flere slike løsninger i 2019.

Sette brukeren i sentrum

  • Digital distribusjon av fakturaer via e-post, digital postkasse.
  • Innføring av digital sykemelding (DIGISYFO) mellom NAV og kommunen. Sending av inntektsmelding til NAV digitalt, ble innført i januar 2019.
  • Innførte Autopay, som automatiserer remitteringen i inngående fakturaer.
  • Innbyggerinnsyn som gir innbyggerne mulighet til å se sine fakturaer, og be om automatisk betalingsutsettelse, ble klargjort i 2018. Vi forventer å gjøre tjenesten tilgjengelig for alle kommunene tidlig i 2019.

Tjenesteutvikling i kommunene

  • Digital distribusjon av fakturaer.
  • Vi startet med Autopay for alle kommunene.
  • Innført Digital sykemelding.
  • Det holdes jevnlig kurs samlet for alle kommunene og med enkeltkommuner, for å sikre at de tar i bruk nye løsninger og får god kompetanse til å styrke tjenesteutviklingen i kommunene.

Innovasjon

  • Det jobbes aktivt med Visma for å utvikle de løsningene IKT Orkide har

Gjenbruk og del data

  • Vi bruker data fra Visma Enterprise til å styre brukertilgangene til våre systemer gjennom IDM prosjektet.

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Deltar aktivt på brukermøter i Visma både i fylket og på landsbasis.
  • Har løpende kontakt med kommunesamarbeid ellers i landet.
  • Var pilot ifm utvikling av Visma Enterprise sin budsjett-løsning

Digital teknologi

  • Kommunene har tatt i bruk Digital sykemelding.
  • Automatiserte prosesser for betaling av inngående fakturaer.
  • Digital forsendelse av utgående fakturaer

Gevinstrealisering

  • Innføring av Digisyfo, vil redusere arbeidsmengden betraktelig ifm registrering av sykemeldinger i den enkelte kommune.
  • Innføring av digital forsendelse av fakturaer, kan gi en besparelse på ca 3 mill kroner årlig for samarbeidet, hvis vi bruker samme beregningstallene som for SvarUt.
  • Innføring av Autopay, automatiserer remitteringsjobben for økonoiavdelingene.

Sannering

  • Ingen spesielle leveranser i 2018

Samfunnsorientering

  • Jobber med fullføringen av tjenester tilgjengelig på Min Side for publikum.

Områder vi fortsetter med i 2019

  • Det vil fremdeles bli arbeidet med å få på plass WS-Innsyn, som gir innbyggeren mulighet for å se på sine fakturaer fra kommunen og be om betalingsutsettelse som automatisk blir behandlet av systemet.
  • Få flere brukere av mobile løsninger i kommunene.
  • Innføre ny rekrutteringsløsning EasyCruit, paralelt med innføring av nye sak/arkivløsning.

10.4 Omsorg

Det var begrenset aktivitet i faggruppe omsorg i 2018

Fokuset i kommunene vært innføring av digital plattform trygghetsalarmer og planlegging og delvis realisering av fase 2 med medisindispensere, e-lås osv. Videre har det vært mye aktivitet rundt planlegging og etablering av prosjektorganisasjon Helseplattformen på Nordmøre.

 

Det vil bli økt aktivitet i gruppen i forbindelse med ny struktur for faggruppene, med kommunalsjefer som deltagere.

10.5 Oppvekst

Arbeidet i Oppvekst-gruppa, har også i 2018 vært koordinert sammen med prosjekt-satsingen i Nettverk Nordmøre, «Sammen skaper vi fremtiden – Nordmøre 2040». Dette er en satsing for å videreutvikle barnehager, skoler og oppvekstsektoren i kommunene. Modellering av bruk av digitale tjenester er en sentrale del av utviklingsarbeidet. All produksjon på samlingene blir delt gjennom Teams og OneNote, og påmeldinger, kartlegginger og evalueringer blir stort sett gjort i Forms. Det er et mål for alle samlingene å prøve ut minst en ny måte å bruke en digital tjeneste på, eller prøve ut en ny digital tjeneste på.

Faggruppemøter har vært samkjørt på samme tidspunkter for begge nettverkene. I september fikk vi gjennomført en vellykket fagsamling i Trondheim med deltakere fra faggruppen og fra IKT-forum skole.

Sette brukeren i sentrum

  • Foresatte i skoler har fra desember 2018 fått tilgang til App for Visma Flyt skole som avløser SMS-løsningen vi har hatt til nå. App’en ble tatt i bruk i januar 2019 etter oppdateringsråd fra Visma. Med innføringen av Visma Flyt barnehage høsten 2018, vil foresatte i løpet av 2019 få samme muligheter til en heldigital kommunikasjon med barnehagene.

På elevsiden har vi særlig arbeidet med å ta i bruk Teams sammen med personalet og elevene i tillegg til OneNote.

Tjenesteutvikling i kommunene

Arbeidet med å utvikle god bruk av Office 365 har hatt fokus også i 2018. Vi har prøvd å legge vekt på å erfaringsdele gode eksempler på god og hensiktsmessig bruk mellom kommunene våre. Samtidig som vi har vektlagt hvor viktig det er å få med så mange brukere i organisasjonen som mulig.

Vi har gjennomført fire fagdager for barnehage og skole hhv. i april og i november, og en for barnehage i juni 2018.

Innovasjon:

  • Faggruppen gjennomførte sammen med Nettverk Nordmøre en hel dag på Gløshaugen i regi av NTNU. Der fikk vi prøve ut flere pilotrom for ny læring. Et heldigitalt klasserom – Smia, med skjermer og elevbord for digital samskaping og deling på tvers av grupper eller med lærer. Vi fikk også prøve ut R2, som er en digital forelesningssal for veksling mellom forelesning/læringsøkter, samskaping og erfaringsdeling.

Minst en av kommunene er i ferd med å etablere et slikt rom for utprøving og pilotering inspirert av besøket. Sammen med de gode skytjenestene i O365, kan man få prøve ut nye læringsformer og nye elev- og lærerroller.

Gjenbruk og del data

  • Fokus på deling av informasjon og god bruk av Microsoft Teams og Microsoft Onenote som er tatt i bruk i klassegrupper og personalgrupper på skolene våre.

Arbeider mot både Visma Flyt Barnehage og Visma Flyt Skole for at mest mulig av dialog med foreldre og arkivverdig produksjons skjer der.

Samarbeid og samarbeidspartnere

Nettverksarbeid med IKT-forum for grunnskole og barnehage har vært videreført. Fokuset i barnehage har vært mye rundt innføringen av Visma Flyt barnehage som ble tatt i bruk av alle kommuner bortsett fra Nesset 1.1.2019.

Gjennom Nettverk Nordmøre sitt prosjekt har vi hatt samarbeid med NTNU, som vi ønsker å videreføre.

Har og opprettet kontakt med Trondheim kommune og Værnes-samarbeidet og hatt møter med disse om IKT-faglige løsninger.

Digital teknologi

Innføringen av en enhet pr. elev går videre i kommunene fortsetter videre. Det er ennå ikke helt på plass i alle kommunene våre, men vi nærmer oss. Ansatte i skolene har egne enheter eller tilgang til felles utstyr. Vi ser at det i barnehagene fremdeles mangler en del utstyr for å kunne få til et kompetanseløft hos de ansatte. Har likevel fått frem eksempler på god bruk av Office 365 hos ansatte i barnehager også.

Gevinstrealisering

Vi har fått tilbud på nye moduler i Visma Flyt skole som kan være spare en del arbeid på skolene. Eksempel her er skjema for tilbakemeldinger fra foresatte, som har vært testet med gode tilbakemeldinger. Flere moduler vurderes både i Visma Flyt skole og etter hvert Visma Flyt barnehage.

Gjennom innføringen av foreldrekommunikasjonen i Visma Flyt skole, har en ved flere skoler merket en betydelig nedgang i daglige henvendelser, og ved noen er den merkantile ressursen redusert eller blir brukt til andre oppgaver.

Sanering

Visma Oppvekst barnehage som har vært kjørt lokalt på egne servere fases nå ut til fordel for ny skybasert løsning; Visma Flyt barnehage.

Områder vi fortsetter med i 2019

Vi kommer til å arbeide videre med fokus på god, effektiv arbeidsflyt i Office 365 og andre verktøy og tjenester som brukes på tvers av kommunene.

På bakgrunn av tilbakemeldinger og evalueringer, vil vi fortsette med fagdager for barnehager og skoler ca. to ganger pr. år.

Det vil i løpet av 2019 bli rullet ut flere moduler i Visma Flyt Barnehage.

Vi vil også jobbe mer med utviklingsområdene som koding og programmering, som ser ut til å bli sentrale i ny læreplan for skolen. 

10.6 Sakarkiv

Sak- og arkiv er en engasjert faggruppe med et godt samarbeid mellom alle medlemskommunene. I 2018 har hovedfokuset til gruppen å utarbeide anbudsdokumentasjon med egen kravspesifikasjon for nytt sak- og arkivsystem.

Gruppen har også jobbet tett med andre faggrupper for å få flere og bedre digitale skjema, digital arkivering og digital post for ulike Visma fagsystem.

Sette brukeren i sentrum

  • Flere elektroniske skjema er integrert til ePhorte.
  • Sak- og arkivgruppen har deltatt i klart språk kurs og universell utforming.
  • Digital post fra flere fagsystem enn ePhorte.

Tjenesteutvikling i kommunene

  • Sak- og arkivgruppen jobbet aktivt med kravspesifikasjon for nytt anbud for å inkludere nytekning fra kommunens ulike enheter. Kravspesifikasjonen er delt via Office SharePoint, og har gitt alle mulighet for å delta med innspill.
  • Sak- og arkivgruppen vi har god delingskultur blant annet med KS FIKS, arkivfaglig forum, utvalgsforum og ePhorte brukergruppe.
  • Sak- og arkivgruppen har deltatt i dialoger med leverandører for å diskutere våre ønskete digitale arkivløsninger og utvalgsløsninger, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.
  • Sak- og arkivgruppen har deltatt i nytekningsprosjektet MinSide.
  • Sak- og arkivgruppen har tilegnet seg mer digital kompetanse, ved å delta på kurs og seminarer.

Gjenbruk og del data

  • Sak- og arkivgruppen har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i ePhorte.
  • KS FIKS SvarInn og Svarut er tatt i bruk for alle kommuner.

     

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Sak- og arkivgruppen samarbeider tett med IKA MR.
  • Sak- og arkivgruppen for sak- og arkiv har samarbeidet på tvers av faggruppene i IKT ORKide, og hatt felles arbeidsmøter med blant annet faggruppene Helse og Oppvekst.
  • Sak- og arkivgruppen deltar også i nasjonale forum for arkiv, utvalg og KS FIKS.

     

Digital teknologi

  • Kontrakt for ny sak- og arkiv løsning ble signert mellom IKT ORKide og Tieto. eArkiv skal kunne motta data fra ulike fagsystem via GI standarden. Samt saksbehandlingen i Public 360 skal bli mer digital og automatisk.
  • Public 360 blir levert som sky leveranse.
  • Sak- og arkivgruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for arkivløsninger for å øke digital kompetanse i faggruppen.
  • Sak- og arkivgruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
  • Flere av kommunene har integrert flere løsninger mot ePhorte som Avenita.
  • Sak- og arkivgruppen har deltatt i møter med leverandører for å starte planleggingen av integrasjon fra ulike fagsystem mot nytt sak- og arkivsystem.
  • Økt bruk av elektroniske skjema integrert mot ePhorte.

     

Gevinstrealisering

  • SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
  • Digital arkivering for sikkersona fagsystem gjør at vi unngår mer papir arkiv.

 

Sanering

  • Journalføring fra Visma rekruttering og Visma flyt skole har redusert, da journalføringen nå er automatisert mellom systemene.
  • Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.
  • Gammel teknologi som ePhorte har blitt vedtatt å saneres i løpet av 2019. Dette bidrar til saneringen av datarommet.  
  • Byggesakmodul i ePhorte er blitt vedtatt at skal erstattes av egen eByggesaksløsning med automatisert saksbehandling i løpet av neste år 2019.

     

Samfunnsorientert

  • Sak- og arkivgruppen har kjørt flere møter over Skype/Teams for å erstatte tradisjonelle fysiske møter. Faggruppen har kjørt intern opplæring i bruk.
  • Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS, (SvarUt, SvarInn og eDialog).

Områder vi fortsetter med i 2019

  • I 2019 blir gruppen mye preget av opplæring av nytt system, samt fokus på å avslutte saker i ePhorte. Innføring av ny løsning vil føre til mye arbeid hos arkivarene.
  • Første kvartal vil bestå av kursing og arbeidsmøter i regi av IKT ORKide. Deretter må kommunene jobbe mye på egen hånd med slutt opplæring av brukerne, samt oppbygging av systemet.
  • Faggruppen har også en sentral plass i prosjektgruppen for implementeringen av eByggesak.
  • Faggruppen har som overordnet mål at alle kommunene skal være oppe i nytt sak- og arkivsystem og eByggesak innen 01.07.

10.7 Portal

I 2018 utviklet vi en ny Min side løsning sammen med våre leverandører Acos, Atea og Visma. Vi vil lansere løsningen i 2019 for 10 kommuner i 2019 og utvikle nye tjenester for innbyggere, ansatte, politikere og næringsliv. 

Med ny teknologi trenger vi ny kompetanse og vi gjennomførte kurs i tjenestedesign som skal bidra til at vi utvikler tjenester sammen med brukeren.

 

Sette brukeren i sentrum

  • Lanserte nye nettsider for Eide og Nesset, som de siste av 13 kommuner.
  • Våre nettsider er universelt utformet, har klart språk og er tilpasset mobil
  • Våre skjema er universelt utformet, har klart språk og er tilpasset mobil

 

Tjenesteutvikling i kommunene

  • Utført foredrag i dagssamlinger i Digital transformasjon for ansatte i Surnadal og Aure
  • Bruker Teams aktivt i alle møter, prosjekt og i faggruppen
  • Har laget eLæringsvideo for sending av store forsendelser i SvarUT
  • Har bistått kommunene i opplæring, workshop og forsendelse i SvarUT
  • Har gjennomført kurs i klart språk og universell utforming 
  • Har gjennomført LEAN workshop for barnevern i Kristiansund og deling av erfaringer
  • Har gjennomført kurs i tjenestedesign for 40 personer (3 dagers med 100% støtte fra KS OU-midler)

 

Innovasjon

  • Vi har god dialog med aktører for nasjonale felleskomponent: KS SvarUT, Difi (ID-porten)
  • Vi har utviklet Min side sammen våre leverandører, som er blitt hyllevare for andre kunder
  • Vi har utviklet Min side tjenester sammen med våre leverandører.
  • Vi kan tilby innbyggere og ansatte skjema med kobling til folkeregisteret, kontaktregisteret og eSignatur som sendes både til sakarkivsystem og fagsystem i sikker sone. 

 

Gjenbruk og del data

  • Skjema med kobling til folkeregisteret og kontaktregisteret gir preutfylte skjema
  • Vi deler tall for bruk av SvarUT i PowerBI

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Acos og Min side
  • Difi, Atea og ID-porten
  • Kommuneforlaget
  • Oslo kommune

 

Digital teknologi

  • Alle nettsider er kryptert i henhold til nasjonale krav
  • Bruk av ID-porten i Min side
  • Kryptering i forsendelse av skjema til sakarkiv og sikker sone
  • Flere kommuner har tatt i bruk eSignatur (Difi er forvalter og Posten er leverandør)

 

Gevinstrealisering.

  • SvarUT og digital post: Over 3 millioner i gevinstrealisering i 2018.
  • Vi har gevinstrealisering gjennom selvbetjening på nettsidene
  • Gevinstrealisering i bruk av eSignatur 

 

Sanering

  • Gamle nettsider er fjernet

 

Samfunnsorientert

  • Redusert papirbruk med sending av digital post
  • Redusert papirbruk med økning i antall digitale skjema
  • Gjennomfører de fleste møter med skype og bruk av teams

 

Områder vi fortsetter med i 2018

  • Min side lansering
  • Utvikle nye tjenester i Min side
  • Opplæring og workshop i manuell sending av digital post
  • Lage eVidoer og bruke KS-læring
  • Sanering av intranett og ekstranett (Sharepoint 2010)
  • Utnytte muligheter i Office 365
  • Brukertesting
  • Tjenestedesign
  • Smidige prosjekt 
  • Skjema med sensitive personopplysninger i åpen og sikker sone
  • Åpne data
  • Bruk av LEAN metodikk
  • Forbedringer av kommunale nettsider
  • Analysere og måle bruk av selvbetjening

10.8 Teknisk

Faggruppa hadde liten aktivitet i 2018. Anskaffelse av eByggesaks løsning har vært hovedagenda i 2018. Her ble det inngått kontakt med Tieto sent på høsten. Innføres i løpet av våren 2019, med produksjonsstart i juni 2019.

Faggruppe vil bli reetablert i henhold til ny struktur for faggruppene fra 2019. Med kommunalsjef eller tilsvarende som deltagere.