Årsmelding - 2019

10 Faggruppene

10.1 Stab støtte

Stab støtte faggruppen er en ny faggruppe som startet sin aktivitet skikkelig på våren i 2019. Den består av stort sett kommunalsjefer og assisterende rådmenn med ansvar for forvaltningsområdet Stab/støtte i sin kommune. Fagruppen ledes av Pål Ranes fra Surnadal kommune og koordineres av Øyvind Taknæs i IKT ORKide. 

2019 ble et hektisk år med mange nye prosjekter og store endringer for å bidra til Planen for Digital transformasjon i kommunene. Arbeidet med en god porteføljestyring av alle disse prosjektene i IKT ORKidé har vært helt nødvendig og har hjulpet veldig i å kommunisere til kommunene alt det gode arbeidet som pågår. Men det er fortsatt mye å hente i å forbedre denne styringen ytterligere. 

I årsmeldingen så skal vi nå liste opp arbeidet som er igangsatt eller fullført innenfor dette forvaltningsområdet, der vi i årsmeldingen ser på spesielt 3 fokusområder i strategien. 

 

Sette brukeren i sentrum 

«Brukerne er alle som skal bruke våre tjenester. Våre brukere har ulike roller, og mange brukere har flere roller som ansatt, innbygger, politiker og/eller andre samfunnsaktører. Viktigst er at våre innbyggere får nytte av våre løsninger. 

Brukerorientering og riktig brukeropplevelse er selve nøkkelen til digital transformasjon. Digitale teknologier gir muligheter som var utenkelige for bare få år siden.» 

Det er utviklet en egen lønnslipp modul på kommunenes nettsider under MinSide. Dette gjør at alle som skal ha en lønnslipp fra kommunen kan logge på med ID-porten (for eksempel BankId på mobil) og hente denne over internett. Vi henter store gevinster her ved at ledere og lønnsavdelingen slipper å bistå mange med å få tilgang på sin lønnslipp. Denne er utviklet ved hjelp av egen programvareutvikler hos IKT ORKide. 

Det utføres også brukerkartlegginger før vi skal innføre nye systemer, og her benyttes tjenestedesign som metode. 

LEAN er en annen mye brukt metode for å effektivisere prosesser ute hos kommunene, og IKT ORKidé har en egen LEAN-rådgiver, Svein Taknæs, som brukes godt av kommunene. 

Arbeidet med Moderne Arbeidsflate går videre. Dette gjør at alle ansatte skal kunne jobbe med IKT-verktøyene fra hvor-som-helst på en valgfri plattform. Dette er et stort prosjekt med mange avhengigheter ute hos kommunene og felles samt kommunalt infrastrukturdesign som nå tar skikkelig form. Teknologier er valgt og det meste av design er klart. Grunnleggende infrastruktur er anskaffet og mange av de kommunale lisensene er anskaffet. Nå begynner arbeidet med optimalisering av Citrix tjeneste, legge til rette for ny Windows 10 infrastruktur (med Microsoft Intune) og løse de siste restansene med å få flyttet data ut av datarommene. Arbeidet medfører stor belastning på spesielt IKT-ansatte ute hos kommunene. 

For barnevern så ble det i 2019 innført et skjema for publikum med sensitive data for første gang hos en kommune i Norge. Dette erstatter tidligere manuelle prosesser, der nå data går helt fra en nettside på innbyggers enhet helt inn til våre fagsystemer. Tilbakemeldingen på testen gikk så bra at dette skal breddes til alle kommunene på flere tjenester i 2020. 

Tjenesteutvikling i kommunene 

«I digitalt modne organisasjoner ledes den digitale transformasjonen fra toppen. Topplederne må derfor ha de nødvendige evner, forståelse og interesse. De trenger ikke mestre teknologiene, men de må forstå og se mulighetene digitale teknologier kan innebære. 

Vi må endre fokus fra teknologi til forbedring av tjenestene. Det er ikke IT-strategien som skal være førende, men virksomhetens strategi. Hvordan kan virksomheten løse sitt samfunnsoppdrag på nye eller bedre måter?» 

2019 ble året der det meste av saksbehandling i kommunene fikk byttet sitt sakssystem. ePhorte ble byttet ut med Tietos Public360 som legger grunnlaget for mye effektivisering i årene som kommer. Dette er en stor endring som har medført mye ekstraarbeid for de ansatte i kommunene, men innføringsprosjektet ved Kathrine Tømmervåg har levert veldig bra og blir nå brukt som referanseprosjekt av leverandøren av systemet. Nå begynner det virkelige arbeidet med å ta i bruk systemet på nye prosesser og samtidig se hvordan vi kan jobbe på nye måter. 

Visma Easycruit ble anskaffet og innført som nytt system for rekruttering i kommunene. 

Et nytt system for forberedelse til møte med politikere ble anskaffet i 2019 og innføres 2020. Systemet heter First Agenda Prepare og dette skal bidra til mer effektiv møteforberedelse og bidra til bedre møtegjennomføring. 

Visma eLæring er anskaffet for nanolæring i Visma Enterprise som er vårt HRM og økonomi system. Dette skal bidra til at brukere av systemet mye lettere skal kunne ta i bruk mer funksjonalitet og dermed effektivisere sine interne prosesser. Dette rulles ut til kommunene i disse dager. 

Serverene for Visma ble også oppgradert. Dette medfører at man nå kan legge inn oppdateringer av Visma Enterprise fortløpende.  

Digital teknologi 

«En transformasjon er digital når den er bygd på digital teknologi. Teknologiene som understøtter digital transformasjon, er ikke fastlåst. De varierer over tid og – til en viss grad, mellom sektorer og bransjer.» 

Skyløftet der vi skal ha en sky-først strategi og vi skal flytte ut våre datarom til en offentlig nettsky er vi godt i gang med, men vi erfarer at dette kommer til å ta tid. Vi står nå i en hybrid, som er en slags spagat der en del fortsatt er igjen i datarommene, men mye er nå klart til å bli flyttet. Samtidig så blir alle våre nyanskaffelser levert som «programvare som en tjeneste» som er den foretrukne skyleveransen i vårt samarbeid. 

Sikkerhetsstrategien endres også siden infrastrukturen nå blir skybasert. Det er innført telefon-autentisering (MFA – multi factor authentication) på alle brukere på våre tjenester. Dette er gjennomført med god involvering av ansattes tillitsvalgte ute i kommunene og deres ledelse.  

Det satses på Microsofts infrastruktur samt samhandlingsportefølje Microsoft 365 og det jobbes mot at alle ansatte skal ha tilgang til Office 365 plattformen. Vi har en egen nettverksgruppe ved Svein Taknæs som organiserer arbeidet med å hente ut ytterligere gevinster i denne plattformen. Det er blant annet laget ansattportaler i de fleste kommunene som samler all fellesinformasjon på en plass, og Microsoft Teams adopsjonen går framover som muliggjør ytterligere samhandling på tvers. 

 

10.2 Teknisk

Teknisk faggruppe ble  startet opp på nytt i 2019. Vi hadde et høyt tempo i fagområdet for kommunene og faggruppekoordinator grunnet innføringen av Public 360 og eByggesak 360. Derfor hadde ikke faggruppen oppstart før høsten 2019.

Faggruppens fokus var å skaffe en oversikt over eksisterende fagnettverk under område, og etablert en oversikt over hvilke datasystem de ulike kommunene bruker. Vi ser at det er mange ulike system, men med relativt få ulike brukere.

Nils Heggem fra Rindal kommune ble valgt som leder av faggruppen, mens Kathrine Tømmervåg vil koordinere gruppen.

 

Sette brukeren i sentrum

  • Etablere elektroniske skjema til eByggesak.
  • Det har vært arrangert kurs og opplæring på tvers av kommunene.
  • Digital post direkte inn og ut av eByggesak.

Tjenesteutvikling i kommunene

  • Vi har god delingskultur blant annet med interkommunalt byggetilsyn Nordmøre, NKF nettverksgruppe byggesak og for veg og trafikk, og de ulike nettverksgruppene.
  • Nettverksgruppen for eByggesak i midt Norge er bestemt etablert i 2020. IKT ORKide, ROR og Orkland deltar.
  • Vi har deltatt i dialoger med ulike leverandører for å diskutere våre ønskede digitale muligheter, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.

Gjenbruk og del data

  • eByggesak har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i eByggesak.
  • KS FIKS SvarInn og Svarut er tatt i bruk for alle kommuner.

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Nettverksgruppene har samarbeidet med netttverksgruppen sak- og arkiv med felles arbeidsmøter med blant annet utarbeiding av maler. 
  • Medlemmer i faggruppen deltar også i nasjonale forum for byggesaksdagene, NKF nettverkssamling for fylke.

 

Digital teknologi

  • eArkiv skal motta data fra eByggesak. Samt saksbehandlingen i eByggesak ble mer digital og automatisk.
  • eByggesak leveres som sky leveranse.
  • Faggruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for å øke digital kompetanse i faggruppen.
  • Faggruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
  • Nettverksgruppen plan og oppmåling har deltatt i møter med leverandører for å starte planleggingen for produktet ePlansak.
  • BraArkiv ble flyttet til skytjeneste.

 

Gevinstrealisering

  • SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
  • eByggesøknad skal innføres i 2020. Dette vil gi gevinster for kommunene fordi søknad pre utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.

Sanering

  • Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.
  • Gammel teknologi som ePhorte saneres i løpet av 2020. Dette bidrar til saneringen av datarommet.  
  • Byggesakmodul i ePhorte ble erstattet av egen eByggesaksløsning med automatisert saksbehandling.

 

Samfunnsorientert

  • Nettverksgruppene har kjørt flere møter over Skype/Teams for å erstatte tradisjonelle fysiske møter.
  • Faggruppen har kjørt intern opplæring i bruk av Teams.
  • Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS, (SvarUt, SvarInn og eDialog).

 

10.3 Helse og omsorg

Arbeidet i faggruppe Helse og omsorg har i 2019 vært i en oppstart/oppbyggingsfase etter reorganiseringen i 2018. Vi ser allerede store fordeler ved at det er kommunalsjefsnivået innen fagområdet helse/omsorg herunder NAV som nå utgjør faggruppa både strategisk og praktisk.

Koblingen mellom faggruppas overordnede planer og mål og den respektive kommunen sine ambisjoner er mye mer tydelig og koblet sammen. Den løpende dialogen og påvirkning i og mellom kommunene resulterer i aksjonsplaner som er realistiske og oppleves som rett og riktig for hver enkelt kommune, samtidig som dette igjen genereres opp til ambisjoner og overordnende planer som materialiseres i felles innkjøp, felles og koordinerte innføringsprosjekt mv.

I tillegg til dette er kommunalsjefsnivået som regel involvert i de store regionale og nasjonale prosjektet som faglig referansegruppe. Vi kan med dette få en mye mer strukturert, tidseffektiv og kvalitativ gjennomføring av prosjektene når vi møtes.

Samlet sett mener faggruppen at vi er på et riktig spor for videre samarbeid, samhold og de fordeler det er å inngå i et større faglig og praktisk fellesskap.

Sette brukeren i sentrum

Kommunene har gjennom 8 store aktiviteter i 2019, på ulik måte, satt brukeren i sentrum. Kan vi si at vi har gitt publikum en bedre digital opplevelse i 2019? De fleste prosjekter kvittere ut en ja på dette enten direkte eller indirekte ved at tjenestene «bak» har fått bedre verktøy som igjen resulterer i bedre tilbud og tjenester. I denne sammenhengen vil vi spesielt trekke fra Digi-sos hvor medlemskommuner å ta i bruk nasjonal fellesløsning for digital søknad om økonomisk sosialhjelp. Hos de som har fagsystemet Gerica har Svar-Ut og elektroniske skjema vært en prioritert oppgave. I bruk av E-meldinger har det vært jobbet mye med rutiner rundt bruk av e-meldinger til barn som pårørende. På velferdsteknologiområdet vil vi spesielt trekke fram arbeidet med å få en integrasjon mellom fagsystemene og mottakssystemet for trygghetsalarmer mv. hvor en trygghetsalarm fra en bruker raskere kunne nå ut til hjemmetjenestene og med bedre informasjon om oppdragets art og prioritering.

Tjenesteutvikling i kommunene

Med de aksjonspunkter som allerede er gjennomført og planlagt videre i 2019 har dette satt sitt preg på tjenesteutviklingen i kommunene. Det «jages» hele tiden etter bedre og mer effektive arbeidsprosesser og ta ned helt åpenbare tidstyver. Eksempel på dette er innføring av e-lås vs. manuell nøkkelhåndtering i Gerica-kommunene, integrasjoner mellom PLO-fagsystemene og mottakssystemet for trygghetsalarmer hvor disse erstatter e-meldinger og bruk av telefon.

Innovasjon:

  • Elektroniske søknader PLO-tjenesten (sikker sone) er ifølge Svein T. nybrottsarbeid i Norge. Brukergruppen er pr i dag ikke de sterkeste på digitale tjenester, men det vil nok være mange pårørende, som på vegne av sine, vil kunne ta i bruk løsningen. De ansatte i tjenesten vil også kunne bistå brukerne med å søke elektronisk. For kommunen vil dette utgjøre en mer effektiv håndtering av søknadene, da dette innebærer at papiret blir «borte», og søknaden kommer direkte inn i fagprogrammet.
  • Nettverk for driftsteknikere (Oppfordret av Fylkesmannen til å spre dette til hele Møre og Romsdal). En fagdag for hele fylket gjennomført med 32 deltagere.
  • GPS som første trinn i omsorgstrappa- Brukersentrert tjenesteinnovasjon ved bruk av tjenestedesign

Gjenbruk og del data

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Gerica-kommunene: Aure, Averøy, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll. Halsa avsluttet samarbeidet 01.01.20 Etter at kommunene gikk sammen om å opprette en 100% stilling som systemforvalter, er det utviklet et mye sterkere faglig og kvalitetsmessig bruk av fagprogrammet Gerica. Kommunene deler på rutiner, erfaringer, prosedyrer, felles opplæring og å ta i bruk ny teknologi.  Gericakommunene har en egen IKT-teknisk ressurs, og i tillegg kontaktes også andre ressurser som finnes i IKTOrkide. Dette gjøre samarbeidet mellom fag og teknisk bistand smidig og lett tilgjengelig. 
    • Samarbeidspartner:
      • VAR (prosedyrer)
      • RRO
  • Regionalt responssenter Orkide:
    • Arbeidsgruppe Nasjonalt velferdsteknologiprogram
    • Styringsgruppe Nasjonalt velferdsteknologiprogram
    • USHT Kristiansund
    • Helseinnovasjonssenteret i Kristiansund
    • Møre og Romsdal HF

Digital teknologi.

I de overnevnte framgår det tydelig at våre kommuner har et aktivt og systematisk forhold til digitalisering. Vi vi spesielt nevne EPJ-leverandøren Tieto/Gerica som i samarbeid med kommunene har utviklet digital teknologi som gjør hverdagen enklere, mer oversiktlig og effektiv og som i sum gir bedre forutsetninger for å yte tjenester av god kvalitet 24/7.

Gevinstrealisering

Har aksjonspunktene gitt positive gevinster for organisasjonene, den ansatte og brukeren? Faggruppene mener vi kan melde positive gevinster for alle disse målgruppene enten direkte eller indirekte. De tiltak som er iverksatt, men ennå under planlegging/oppstart implementering vil gi en ytterligere bidrag innenfor alle tre kategorier.

 

Områder vi fortsetter med i 2019

E-meldinger og videre bruk av disse herunder ta i bruk nye meldinger i hht til nasjonale innføringsløp

Gerica - kommunene

  • Oppstart av Legemodulen i Gerica (Tingvoll, Sunndal, Averøy og Smøla)
  • LMP (LifeCareMobilPleie) overgang til Android-plattformen (alle kommunene)
  • Faglig oppfølging av innleggelsesrapporten mellom kommunene og sykehuset
  • Igangsetting av eRom (Gerica på nettbrett i institusjonene, alle kommunene)
  • Felles elektroniske søknadsskjema PLO, sikker sone (alle kommunene)
  • PostUt Gerica (alle kommunene)
  • eSense (planlegging 2019, oppstart i 2020. Alle kommunene)

Socio:

  • Digisos (alle kommunene)

 

10.4 Oppvekst

Arbeidet i Oppvekst-gruppa er fortsatt koordinert sammen med prosjekt-satsingen i Nettverk Nordmøre, «Sammen skaper vi fremtiden – Nordmøre 2040». Dette er en satsing for å videreutvikle barnehager, skoler og oppvekstsektoren i kommunene. Modellering i bruk av digitale tjenester er fortsatt en sentrale del av utviklingsarbeidet. All produksjon på samlingene blir delt gjennom Teams og OneNote, og påmeldinger, kartlegginger og evalueringer blir stort sett gjort i Forms. Det er nå så mange inne i teams og OneNote, og produksjonen er så stor at en nå vil se på mulighetene for å bruke Sharepoint mer aktivt.

Faggruppa har hatt flere møter i 2019. For barnehagene har innføring av nytt fagsystem vært sentralt. For skolene har det vært særlig arbeidet med fagfornyelsen, digitale læremidler og nye kompetansekrav i forhold til økt digitalisering.

 

Sette brukeren i sentrum

  • Oppdatert Foresatte - App’en ble tatt i bruk i januar 2019 etter råd fra Visma. Denne er i februar 2020 utvida og oppgradert på nytt og utvida med en ansattapp.
  • Med innføringen av Visma Flyt barnehage høsten 2018, var det forespeilet at foresatte i løpet av 2019 ville få samme muligheter til en heldigital kommunikasjon med barnehagene. Denne er forsinka, men Kristiansund er i ferd med å pilotere dette nå.
  • Felles for begge systemene er at det er viktig å gjennomføre ROS- analyser og kontinuerlig følge opp at felles rutiner blir praktisert.

Tjenesteutvikling i kommunene

  • Vi har gjennomført fire fagdager for barnehage og skole hhv. i april og i november 2019. Innholdet i fagdagene skapes i samspill mellom faggruppa, koordinatorene og deltakerne. Dagene blir gjennomført parallelt, slik at det er rom for fellestema og fagspesifikke tema.
  • Samordning av drøftinger og anskaffelse av digitale læremidler og kompetanseheving i programmering og koding har vært viktige områder i 2019. Dette blir videreført i 2020.
  • I forbindelse med innføring P360, ble det bestemt at saksbehandlinga for skolene i størst mulig grad blir flytta til Visma Flyt Skole (VFS). Høsten 2019 fikk vi SvarUt i Visma Flyt Skole, og det er gjennomført et stort arbeid med deling av felles maler for alle kommunene. Det har også ført til at en i 2020 vil få på plass nye moduler, som SikkerSak og KS Fiks.
  • Skyløftet har også ført til endring av praksis i barnehager og skoler. Dette har vært og er tema i faggruppa og fagdagene våre.

Innovasjon:

  • Høsten 2018 gjennomførte faggruppen sammen med Nettverk Nordmøre en hel dag på Gløshaugen i regi av NTNU. I etterkant av disse fagdagene, har flere av kommunene utviklet videre digitale klasserom med utprøving av nye digitale flater.
  • Særlig er det fokus med 1:1- dekking og hvilke konsekvenser dette får i den pedagogiske praksisen, og bruken av ulike typer større skjermer for samarbeid og samskaping. Sammen med de gode skytjenestene i O365, kan man få prøve ut nye læringsformer og nye elev- og lærerroller. Erfaringer med dette deles på fagdagene våre. (1:1- dekking betyr at alle elever har sin egen enhet: pc eller nettbrett).
  • Det arbeides med en «Sprint» for å gi foreldrene bedre tilgang til elevenes faglige arbeid. Dette vil kunne gi elevene bedre støtte fra foreldrene i læringsarbeidet deres.

Gjenbruke og dele data

  • Fokus på deling av informasjon og god bruk av Microsoft Teams og Microsoft Onenote som er tatt i bruk i klassegrupper og personalgrupper på skolene våre.

Arbeider mot både Visma Flyt Barnehage og Visma Flyt Skole for at mest mulig av dialog med foreldre og arkivverdig produksjon skjer der.

Samarbeid og samarbeidspartnere

  • Nettverksarbeid med IKT-forum for grunnskole og barnehage har vært videreført. Fokuset i barnehage har vært mye rundt innføringen av Visma Flyt barnehage som ble tatt i bruk av alle kommuner bortsett fra 1.1.2019.
  • Gjennom Nettverk Nordmøre sitt prosjekt har vi hatt samarbeid med DMMH og NTNU, som vi ønsker å videreføre.
  • Har kontakt med Trondheim kommune og Værnes-samarbeidet, og har hatt møter med disse om IKT-faglige løsninger. Deltar på sentrale IKT- samlinger på nasjonalt nivå.

Digital teknologi

  • Innføringen av en enhet pr. elev i kommunene fortsetter. Det er ennå ikke helt på plass i alle kommunene våre, men vi nærmer oss. Ansatte i skolene har egne enheter eller tilgang til felles utstyr. Dette er det viktig er på plass, siden det er en stor nasjonal satsing på digitale læremidler og programmering i forbindelse med Fagfornyelsen.
  • Vi ser fortsatt at det i barnehagene fremdeles mangler en del utstyr for å kunne få til et kompetanseløft hos de ansatte. Har likevel fått frem eksempler på god bruk av Office 365 hos ansatte i barnehager også.

Gevinstrealisering

  • Vi har fått tilbud på nye moduler i Visma Flyt skole som kan spare en del arbeid på skolene. Eksempel her er skjema for tilbakemeldinger fra foresatte, som har vært testet med gode tilbakemeldinger. Flere moduler vurderes både i Visma Flyt skole og etter hvert Visma Flyt barnehage.
  • Gjennom innføringen av foreldrekommunikasjonen i Visma Flyt skole, har en ved flere skoler merket en betydelig nedgang i daglige henvendelser, og ved noen er den merkantile ressursen redusert eller blir brukt til andre oppgaver.

Sanering

  • Visma Oppvekst barnehage som har vært kjørt lokalt på egne servere fases nå ut til fordel for den skybaserte løsningen Visma Flyt barnehage. Det er Visma sin utrulling
  • Vi arbeider fortsatt med å flytte lagring og produksjon i lokale fellesområder til skytjenestene våre.

Områder vi fortsetter med i 2020

  • Vi kommer også i år til å arbeide videre med fokus på en god, effektiv arbeidsflyt i Office 365 og andre verktøy og tjenester som brukes på tvers av kommunene.
  • Vi gjennomfører fagdager for barnehager og skoler ca. to ganger pr. år.
  • Flere moduler i Visma Flyt Barnehage vil bli rullet ut i 2020.
  • Vi vil fortsatt arbeide med digitale læremidler, koding og programmering, som er sentrale områder i den nye læreplanen for skolen.