Årsmelding - 2019

3 Styrets beretning

Hva er IKT Orkidé

IKT Orkidé er et IKT-samarbeid som har eksistert siden 1997, og består av samtlige kommuner på Nordmøre, samt Rindal kommune i Trøndelag. IKT Orkidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27 (etter gammel kommunelov). Selskapet har fire år på seg for å finne en annen organisering siden § 27 utgår. 

Halsa kommunene gikk ut av samarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen (Heim kommune) med virkning fra 2020.

Selskapets formål

Formålet med IKT Orkidé er å møte felles IKT-utfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKT-behov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester. Digitalt førstevalg for våre innbyggere er særlig viktig.

Fokusområder 2019

Fokus på «Digital transformasjon» har stått sentralt siden 2017/2018. Det er gjennomført et betydelig strategiarbeid for å innarbeide dette i organisasjonen. Både i internt i samarbeidets organer, og sammen med våre medlemskommuner. Vi har valgt oss fokusområder som er særlig viktig i dette arbeidet.

Digital transformasjon har påvirket satsingsområdene og prosjektene i 2019. Digitalt førstevalg er en realitet for de fleste som ønsker det. De fleste løsningene vår tar i mot og sender elektroniske henvendelser inn & ut av fagsystemene. Søknad om økonomisk sosialhjelp (NAV) og PPT rapporter kom på plass i 2019.  Tillegg til digitale samhandlings løsninger innen skole og barnehage.

«Skyløftet» er godt i gang. (Skyløftet = Flytt vår løsninger fra lokalt datarom til skyløsninger). Det gir oss mer mobile og skalerbare løsninger. Men gir oss nye sikkerhet og personvernutfordringer. Vi har derfor innført to-faktor pålogging. Det er ikke nok med brukernavn/passord. Du må bekrefte din identitet på mobiltelefonen.

Innføring av nytt skybasert sak & arkiv system, samt saksbehandlerløsning for byggesak, har hatt stor fokus i 2019. En slik stor omlegging har vært krevende for kommunene. Oppstart var preget av feil og mangler i leveransen, samt krav om store endringer i arbeidsprosessene. Utover høsten har det mest kommet på plass. Løsningene (P360 og eByggesak360 fra Tieto) er ennå ikke godkjent. Vi er i dialog med leverandør for å få løst manglene i henhold til kontrakten.

Arbeidet knyttet til den store felles helseløsningen i Midt-Norge, Helseplattformen, opptar oss. IKT Orkidé bistår medlemskommunene i dette arbeidet. Vi vil etter hvert komme med råd og anbefalinger knyttet til utløsning av opsjonen kommunene har. Avklaring av økonomi og funksjonalitet vil være viktig.

IKT Orkidé sin organisasjon

Endring av faggrupper er nå gjennomført. Fire faggrupper med deltagelse fra kommunalsjef er på plass.

Styret i IKT Orkidé er sammensatt av 11 medlemmer ( 10 fra medlems kommunene samt tillitsvalgt), 7 kvinner og 4 menn. Av de 10 fast tilsatte er det ved slutten av 2019 1 kvinne og 9 menn. Samarbeidet har en lønns- og tilsettingspolitikk som ikke er diskriminerende.

Samarbeidet har en egenkapital pr 31.12.19 på kr. 11.612.233,- knyttet til bundne fond.

Daglig leder er Steinar Holm. Økonomien i samarbeidet blir vurdert som god og det er godt grunnlag for videre drift.

Sykefraværet var på 2,0 % i 2019.0,41 % av sykefraværet er sykemeldinger og 1,59 % er egenmeldt.

Arbeidsmiljø - ansatte

Det har ikke blitt rapportert om skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapets ansatte/engasjerte har relevant erfaring og utdannelse for det arbeid de er satt til å utføre. Flere ansatte har deltatt på diverse kurs og seminarer for å øke kompetansen og for å kunne gi en bedre service for våre kunder. Det er etablerte rutiner for varsling og melding av avvik. Ingen saker er meldt.

Miljø

Selskapets virksomhet medfører verken forurensning eller utslipp som kan være til skade for det ytre miljø. Tvert i mot er det lagt vekt på ”grønne løsninger” som gir minst mulig bruk av papir og strømforbruk.

 

Kristiansund 01.03.2020

 

Arne Ingebrigtsen                                                                              Steinar Holm

Styrets leder                                                                                      Daglig Leder