Årsmelding - 2020

8 Prosjekter

Viktige prosjekter i 2020 har vært:

  • Politiske fjernmøter (forberedende og gjennomførende)
  • eSignering i sak og arkiv, P360
  • Innføringsprosjekt sak og arkiv
  • Integrasjon mellom pleie og omsorgsløsning og responssenter
  • Videreutvikle felles Gerica (pleie og omsorgs løsning) - velferdsteknologi løsninger
  • Elektronisk arkiv og digital forsendelse til fagsystem
  • Innføringsprosjekt eByggesak
  • Oppstart av sikker sak i oppvekst
  • Innføring av timeplan og vikarhåndtering
  • Skyløftet og Office 365
  • LØP (Visma enterprise) til sky
  • Implementering av ny arbeidsflate og klienthåndtering
  • Min side
  • Meldingsutvelsling KS Komp
  • Følge opp Helseplattformen

Politiske fjernmøter

Grunnet korona situasjonen ble politiske fjernmøter meget aktuelt våren 2020. Forbud mot fysiske møter medførte at møter måtte gjennomføres som fjernmøter.

Innføring av politikerportalen, eMeeting Prepare er en løsning for distribusjon av møtedokumenter i forkant av møter. Gjennomføring av møter gjøres via Teams. I tillegg brukes Aventia sin Kommune TV løsning for åpne møter. Her vil også møtedokumenter vises.

Det ble gjort en 6 måneders avtale med bruk av tilleggsfunksjonalitet til Teams, levert av Decisions. Denne løsningen ble brukt for å få tilleggsfunksjonalitet for registrering av taler-liste samt stemmegiving. Etter 6 måneders bruk av løsningen ønsket medlemskommunene en mer grundig vurdering av ulike løsninger, samt  en kost og nytte vurdering av ulike løsninger.

eSignering i sak og arkiv, P360

Det er anskaffet tilleggsfunksjonalitet i P360 som gjør at vi får mulighet til eSignering direkte fra sak og arkiv løsningen P360. Dette forenkler arbeidsprosessen både for kommunene og sluttbrukere.

Istedenfor fysisk signering og skanning, påføres dokumentet et "elektronisk stempel" ved bruk av ID Porten (f.eks. Bankid på mobil). "Stemplet" viser at sluttbruker har lest og godtatt dokumentet, samt dato og tid for signeringen. Det signerte dokumentet lagres i P360.

Innføringsprosjekt sak & arkiv, P360

Selv om innføringen startet sommeren 2019 har også dette året vært preget av innføringen. Etter innføring var det mange restanser i forhold til kontrakt. Etter hvert har det meste kommet på plass. Ved utgangen av 2020 er det to restanser som i gjenstår. 

Konvertering av de gamle basene fra ePhorte og Websak (Rindal) er ikke sluttført. Dette må være gjennomført før sanering av de gamle løsningene.

Integrasjon mellom pleie og omsorgsløsning og responssenter

Det er nå på plass en integrasjon mellom pleie og omsorgsløsningen Gerica og responssentret (Aure, Averøy, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll). Det jobbes med samme løsning for Profil (Gjemnes og Kristiansund). Dette er en integrasjon som bedrer pasientsikkerheten. Gir bedre og raskere dialog: pasient - responssenter - hjemmehjelp.

Videreutvikle felles Gerica (pleie og omsorgs løsning) - velferdsteknologi

Seks av våre medlemskommuner (Aure, Averøy, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll) har etablert en felles Gerica løsning.  De tar nå i bruk velferdsteknologiske løsninger for:

  • Elås
  • Multidose
  • eRom – mobil løsning for institusjon

Løsningene utvides med stadig flere enheter.

Innføringsprosjekt eByggesak

Innføringen startet i 2019, men innføring og godkjenning har pågått hele 2020. De mange restansene i leveransen har blitt løst etter hvert. Leveransen ble godkjent sent i 2020 slik at innføringsprosjektet er avsluttet.

Oppstart av sikker sak i oppvekst

IKT Orkide signerte avtale med Visma om anskaffelse av tilleggsmodul til vår oppvekst løsning. Løsningen skal ivareta saksbehandling som omfatter konfidensiell informasjon innen oppvekstsektoren, dvs. informasjon som inneholder sensitive data om elever. De er ikke lov å behandle slik informasjon i den "vanlige" oppvekstløsningen Visma Flyt Skole. Med Visma Flyt Sikker Sak kan dette gjøres på en trygg og lovlig måte. Innføringsprosjektet har startet i 2020, men idriftsetting skjer i 2021

Innføring av timeplan og vikarhåndtering

Det er anskaffet og innført tilleggsfunksjonalitet til oppvekstløsningen for timeplanlegging og vikarhåndtering. Løsningen er levert og satt i drift, men vi ser behov for mer opplæring og bistand. 

Sky & Office 365

Vi har stort fokus på sky. Flytte løsninger fra eget datarom til sky. Vi stiller krav om skyløsninger for alle nye løsninger. Vi kartlegger sky-muligheter for alle løsningene vi har fra før. Det utarbeides design og struktur.

Alle våre brukere har tatt i bruk Office 365. Nye skybaserte løsninger gir større fleksibilitet, bedre samhandling og mobilitet.

Særlig har Teams blitt et viktig verktøy. Vi får stadig mer kompetanse og erfaring i bruk av løsningen, samtidig som løsningen forbedres med ny funksjonalitet.

LØP (Visma enterprise) til sky

Som en del av skysatsingen vil LØP (Visma Enterprise) bli flyttet til sky, levert som en abonnementsløsning (SaaS). Det ble gjennomført en vellykket flytting av Averøy kommune i løpet av høsten. Resten av kommunene vil bi flyttet i løpet av våren 2021.

Implementering av ny arbeidsflate og klienthåndtering

IKT Orkidé har benyttet citrix som arbeidsflate for fagsystem innenfor sikker sone. Dette for å gi nødvendig sikkerhet og skjerming.

Dette utvides slik at alle våre løsninger kan benyttes på en slik plattform. Inngangsporten er ID porten. Dette gir oss stor fleksibilitet og mobilitet i hvordan man benytter våre systemer.

Dette er på plass for de aller fleste systemer. 

Vi ønsker også å forenkle administrasjon av brukerutstyr ved bruk av InTune. Det er en løsning som gjør at den enkelte bruker blir langt mer selvhjulpet. Ny PC trenger ikke innom IKT avdeling for tanking og klargjøring.

Min side

I tett samarbeid med våre leverandører har vi utviklet Min side. En rollestyrt portal hvor alle skal finne sine egne sider. Ved hjelp av pålogging med ID-porten identifiserer vi hvem som besøker siden (innbygger, ansatt eller politiker).

For publikum har vi fått på plass en løsning hvor man kan se sine faktura, samt be om betalingsutsettelse. Her har vi en regelbasert, automatisert behandling av betalingsutsettelse.

Tilgang til egen lønnslipp har også vært populært. Særlig for vikarer og politikere som ikke har egen brukerkonto (eller ikke husker kontonavn/passord). De kan hente fram dette via pålogging til ID-Porten.

Meldingsutveksling KS Kompetanse nettverk. Koordinator for Møre og Romsdal

IKT Orkidé har en koordinator rolle for innføring av elektroniske meldinger mellom kommuner, fastleger og helseforetak i Møre og Romsdal.

Atle Betten er ansatt som eHelse Rådgiver i IKT Orkidé og leder dette arbeidet.

IKT Orkidé har hatt denne rollen siden 2012. IKT Orkidé tilføres et betydelig tilskudd for å utføre dette arbeidet. Arbeidet utføres for våre medlemskommuner, samt andre kommuner i Møre og Romsdal.

Følge opp Helseplattformen

Helseplattformen er Midt-Norges sitt svar på «en innbygger – en journal». Et felles journalsystem for helseforetak, kommuner og leger er under anskaffelse. Kommunene må ta stilling til om man ønsker å anskaffe løsningen (kommunene i midt Norge har opsjon).

Alle kommunene er invitert til å delta i utvikling/anskaffelsen av ny løsning. Arbeidet er støttet økonomisk av Fylkesmennene. For Orkide kommunene har IKT Orkidé ved Atle Betten tatt rollen som koordinator/prosjektleder. I har vi engasjert Anne Jorunn Nordskag.