Årsmelding - 2020

3 Styrets beretning

Hva er IKT Orkidé

IKT Orkidé er et IKT-samarbeid som har eksistert siden 1997, og består av samtlige kommuner på Nordmøre, samt Rindal kommune i Trøndelag. IKT Orkidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27 (etter gammel kommunelov). Selskapet har tre år på seg for å finne en annen organisering siden § 27 utgår. 

Arbeidet med framtidig organisering har startet

Selskapets formål

Formålet med IKT Orkidé er å møte felles IKT-utfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKT-behov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester. Digitalt førstevalg for våre innbyggere er særlig viktig.

Fokusområder 2020

Corona situasjonen har satt sitt preg på vårt arbeid. Når ansatte ble sendt hjem til hjemmekontor i mars, var vi godt forberedt i forhold til IKT løsninger. Innføring av Office 365 & Teams var allerede gjort. De fleste ansatte var godt kjent med Teams. Rent teknisk er vi der at de ansatte greit utfører sine arbeidsoppgaver hjemmefra. Corona situasjonen ble på mange måter en prøve på digitalt modenhet.

Gjennomføring av politiske fjernmøter ble fokus gjennom våren. Selve gjennomføringen av møter ble gjort i Teams, men det var behov for tilleggsfunksjonalitet knyttet til møtegjennomføring. Blant annet i forbindelse med tale-lister, stemmeforslag og avstemminger. Det er krevende å gjennomføre politiske møter med mange deltagere. Deltagernes kompetanse og eget utstyr er avgjørende for at alle får deltatt på en god måte.

Fokus på «Digital transformasjon» har stått sentralt siden 2018. Det er gjennomført et betydelig strategiarbeid for å innarbeide dette i organisasjonen. Både i internt i samarbeidets organer, og sammen med våre medlemskommuner. Vi har valgt oss fokusområder som er særlig viktig i dette arbeidet.

Digital transformasjon har påvirket satsingsområdene og prosjektene i 2020. Digitalt førstevalg er en realitet for de fleste som ønsker det. De fleste løsningene vår tar i mot og sender elektroniske henvendelser inn & ut av fagsystemene. 

«Skyløftet» er godt i gang. (Skyløftet = Flytt vår løsninger fra lokalt datarom til skyløsninger). Det gir oss mer mobile og skalerbare løsninger. Men gir oss nye sikkerhet og personvernutfordringer. Vi har derfor innført to-faktor pålogging. Det er ikke nok med brukernavn/passord. Du må bekrefte din identitet på mobiltelefonen.

Innføring av nytt skybasert sak & arkiv system, samt saksbehandlerløsning for byggesak, har hatt stor fokus i 2020. Anskaffelsen ble gjort i 2019. Leveransen av eByggesak ble godkjent sent 2020, mens leveransen av sak & arkiv fortsatt har restanser.

Innføring av skybasert ERP & HRM løsning startet i høsten 2020 med en vellykket pilot i Averøy kommune. Visma Enterprise løsningen flyttes fra eget datarom til sky. Våre kommuner legges om til sky i løpet av våren 2021.

Arbeidet knyttet til den store felles helseløsningen i Midt-Norge, Helseplattformen, opptar oss. IKT Orkidé bistår medlemskommunene i dette arbeidet. Vi har anbefalt våre medlemskommuner å avvente utløsning av opsjonen kommunene har. Vi avventer avklaring av økonomi og funksjonalitet.

IKT Orkidé sin organisasjon

Endring av faggrupper er nå gjennomført. Fire faggrupper med deltagelse fra kommunalsjef er på plass.

Styret i IKT Orkidé er sammensatt av 10 medlemmer ( 9 fra medlems kommunene samt tillitsvalgt), 5 kvinner og 5 menn. Av de 8 fast tilsatte er det ved slutten av 2020 1 kvinne og 7 menn. Samarbeidet har en lønns- og tilsettingspolitikk som ikke er diskriminerende.

Samarbeidet har en egenkapital pr 31.12.20 på kr. 12.797.000,- knyttet til bundne fond.

Daglig leder er Steinar Holm. Økonomien i samarbeidet blir vurdert som god og det er godt grunnlag for videre drift.

Sykefraværet var på 2,6 % i 2020. 1,6 % av sykefraværet er sykemeldinger og 1 % er egenmeldt.

Arbeidsmiljø - ansatte

Det har ikke blitt rapportert om skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapets ansatte/engasjerte har relevant erfaring og utdannelse for det arbeid de er satt til å utføre. Flere ansatte har deltatt på diverse kurs og seminarer for å øke kompetansen og for å kunne gi en bedre service for våre kunder. Det er etablerte rutiner for varsling og melding av avvik. Ingen saker er meldt.

Miljø

Selskapets virksomhet medfører verken forurensning eller utslipp som kan være til skade for det ytre miljø. Tvert i mot er det lagt vekt på ”grønne løsninger” som gir minst mulig bruk av papir og strømforbruk.

 

Kristiansund 01.03.2021

 

Arne Ingebrigtsen                                                                              Steinar Holm

Styrets leder                                                                                      Daglig Leder