10.1 Stab støtte

Faggruppe Stab støtte består stort sett av kommunalsjefer og assisterende rådmenn med ansvar for forvaltningsområdet Stab/støtte i sin kommune. Faggruppen ledes av Pål Ranes fra Surnadal kommune og koordineres av Torgrim Sjåvik i IKT ORKide. 

2021 ble et innholdsrikt og annerledes år. Som året før var også dette året preget av korona og digital møtevirksomhet. Faggruppen har arbeidet med å finne arbeidsform og mandat på en slik måte at man fungerer godt som et bindeledd mellom fagnettverk og styret. 

Når nedstegning av Norge tredde i kraft i mars 2020, var fokus å sikre at kommunene kunne fortsette å levere sine tjenester til innbyggerne. IT fokuserte på drift og tilrettelegging for hjemmekontor og man innførte en midlertidig frys på nye prosjekter. Når situasjonen stabiliserte seg ble prosjekter igjen startet opp med fokus på å opprettholde leveransene igjennom året. 2021 har derfor vært preget av det man tilnærmet kan kalle «vanlig drift» til tross for pandemien og de endringene dette har medført for kommunene.

I årsmeldingen skal vi nå liste opp arbeidet som er igangsatt eller fullført innenfor dette forvaltningsområdet. 

 

Sette brukeren i sentrum

• Alle superbrukere i kommunene er gode til å rapportere feil selv i ServiceNow, og holder gode dialoger selv med TietoEVRY. Lokal servicedesk i IKT ORKide har også brukere i Service Now og melder inn feil påvegne av brukere. Responstiden på feil i løsning er etter avtalen.
• Flere kommuner har tatt i bruk Acos booking for saksbehandlere og utstyr
• Aure kommune har innført nye digitale tjenester for barnevern (nettside, skjema).
• Med overgangen til Visma Enterprise i sky har man hatt et fokus på at brukere i størst mulig grad skal benytte den delen av løsningen som ligger på web - ikke appstream. Dette har blitt støttet opp av kursing og opplæring fra Visma.

 

Tjenesteutvikling i kommunene

• Tingvoll, Smøla, Averøy, Rindal og Aure har endret org.strukturen i Visma HRM 2020. I 2021 fikk vi kun tatt Surnadal. Grunnen er at vi i 2021 har flyttet Visma Enterprise til sky. Noe som har krevd mye ressurser fra kommunene.
• Integrasjon HRM-P360: Denne ble anskaffet før sommeren 2021. Utfordringer med kvaliteten på integrasjonen førte til at denne sto i pilot for Averøy kommune ut året.
• Orientering om Visma Tid og signert avtale
• Gjennomført mange workshops med Acos og kommunene
• Gjennomført egne workshops, kurs i Klart Språk, Universell Utforming og bruk av Acos CMS
• Innsiktsarbeid og rapport tidstyver for helse og omsorg i Kristiansund (Giant Leap)
• Flere kommuner har implementert ny grafisk profil (maler, nettside)
• Innsiktsarbeid samtykkeløsning for barnevern til TietoEvry

 

Innovasjon

• I 2021 takket ja til å være med TietoEVRY i videreutviklingsløp for å utvikle funksjoner for kunstig intelligens i Public 360.

 

Gjenbruk og dele data

• Oppdatering av organisasjonsstruktur til nytt rammeverk i HRM tilrettelagt for automatisering for Surnadal kommune
• Innføring eller igansetting av automatisk oppretting av brukere i kvalitetssystemet for de kommunene som har oppdatert organisasjonsstrukturen.
• Integrasjon HRM-P360: Denne ble anskaffet før sommeren 2021. Utfordringer med kvaliteten på integrasjonen førte til at denne sto i pilot for Averøy kommune ut året. 
• Har flyttet deler av IDM til sky for å øke kapasitet og kvalitet på opprykk

 

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Kathrine har vært styremedlem i Brukerforeningen til 360 Norge. Dette gjør at vi har god påvirkningskraft til TietoEVRY.
• Det har i hele år vært jobbet tett mellom nettverksgruppen for eByggesak og arkivarene for å løse overføringsfeil.
• Felles nettverksgruppe møte med ROR IKT. Felles utfordringer i forhold til Public 360 med systemadministrasjon, tilgangsgrupper, integrasjoner og digitale skjema

 

Digital teknologi

• Overgang til Visma Enterprise Plus. Løsningen var tidligere installert lokalt. Dette er en skyløsning. Stort fokus på å sikre at alle data ble med over i ny løsning og at integrasjoner skulle virke mot ny løsning. I forbindelse med dette ble det gjort flere andre tiltak:
  • Anskaffelse av ny skanneløsning for faktura i sky (Cogidocs), slik at lokalt installert skanneløsning kunne saneres.
  • Ny historisk base Gjemnes Aure: Kommunene hadde historisk base i lokal Visma Enterprise før flytt til sky. Disse dataene ble flyttet til sky og hostes av Visma.
  • Min lønnsslipp: dette er en løsning som ble utviklet av IKT Orkide. Ved flytt til sky ble lønsslipper utilgjengelig lokalt. Det ble derfor anskaffet webservice som kunne gi tilgang til disse i sky.
• Averøy kommune har brukt KF skjema med SvarInn som forsendelses måte.
• Tingvoll og Averøy har tatt i bruk den proaktive tjenesten KF innbyggerkontakt og moderne folkeregister
• Tatt i bruk nasjonal løsning for innsending av bekymringsmelding.
• Tatt i bruk manuelt oppslag og uttrekk fra det moderne folkeregisteret.
• Tatt i bruk digitalt innsynskrav for barnevern

 

Gevinstrealisering

• Feilretting etter sommeren Visma Enterprise Plus. Ved overgang til sky fant man flere feil og svakheter i løsningen. Det ble opprettet en gruppe med deltakere fra Visma, IKT Orkide og to av medlemskommunene hvor man i ukentlige møter gikk igjennom status på løsningen, feil og feilrettinger. Man utarbeidet en prioritert liste over feil og Visma rettet disse i prioritert rekkefølge. Det ble holdt jevnlige møter med kommune der man presenterte status i dette arbeidet. Mot slutten av q4 kom man i mål med feilrettingen og gikk over i en fase med «vanlig drift».
• Etablering av nye fagnettverk innen Lønn, Økonomi og Personal
• Alle Gerica kommunene har begynt å arkivere fra Gerica til eArkiv.

 

Sanering

• IKT ORKide har avlevert alt fra ePhorte til IKA MR. Rindal har selv avlevert ACOS websak til IKA MR. Vi har også avlevert SIARD uttrekk fra det historiske historiske som lå i ePhorte.
• eArkiv er satt opp og godkjent levert til alle kommunene. IKT ORKide slår av ePhorte servere 31.12.2021.
• Opprydding av gammel Visma Enterprise har vært et fokusområde. Man har kommet langt i dette arbeidet og venter i hovedsak på leverandører for å få på plass de siste endringene.
• Sanering av historisk base for Aure og Gjemnes lokalt etter at disse ble flyttet til sky
• Innlevering av utstyr fra kommunene til Visma i forbindelse med sanering av gammel fakturaskanneløsning.
• 2 servere på det gamle sharepoint intranett for alle kommuner.

 

Samfunnsorientert

• Utviklet mange nye innbygger- og ansattskjema med preutfylling og eSignering direkte til fagsystem.

 

Personvern og informasjonssikkerhet

• Acos CMS: Aktivert Microsoft 2-faktor for alle kommunene for alle nettsidene.
• E-læring i informasjonssikkerhet og personvern gjennom personvernombudet til alle ansatte
• Personvernombudene ble invitert med som deltakere på første del av alle samlingene til nettverket «Kvalitetsutvikling» for kompetanseoverføring og samarbeid.

 

10.2 Teknisk

Faggruppen har driftet flere nettverksgrupper i 2021. Nettverksgruppene som tilhører faggruppen er administratorer for eByggesak, Kartforvaltning, byggesak, oppmåling og plan, Mindre avløpsanlegg, og VA. Vi har også etablert en oversikt over hvilke datasystem de ulike kommunene bruker. Vi ser at det er mange ulike system, men med relativt få ulike brukere.

Nettverksgruppen for kartforvaltning har gjennomført oppgradering av eByggWeb løsningen fra Norconsult.  Med ny funksjonalitet og integrasjoner til eByggesak, Public 360, eArkiv og braArkiv.

Nils Heggem fra Rindal kommune leder har ledet faggruppen, mens Kathrine Tømmervåg fra IKT ORKidé koordinerer faggruppen. Det blir valgt ny leder av gruppen i starten av 2022.

 Sette brukeren i sentrum

• Satt opp elektroniske skjema til eByggesak.
• Det har vært arrangert kurs og opplæring på tvers av kommunene.
• Digital post direkte inn og ut av eByggesak.
• Byggesøknader mer integrert i eByggesak.
• Mer innsyn i plan og bygge saker via eByggWeb.

Tjenesteutvikling i kommunene

• Vi har god delingskultur blant annet med interkommunalt byggetilsyn Nordmøre, NKF nettverksgruppe byggesak og for veg og trafikk, og de ulike nettverksgruppene.
• Nettverksgruppen for eByggesak i midt Norge. IKT ORKide, ROR og Orkland deltar.
• Vi har deltatt i dialoger med ulike leverandører for å diskutere våre ønskede digitale muligheter, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.

Gjenbruk og del data

• eByggesak har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i eByggesak.
• KS FIKS SvarInn og Svarut er tatt i bruk for alle kommuner.
• eByggWeb integreres med flere løsninger for å presentere ut plan og bygge saksbehandling på en plass til publikum.

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Nettverksgruppene har samarbeidet med nettverksgruppen sak- og arkiv med felles arbeidsmøter med blant annet utarbeiding av maler. 
• Medlemmer i faggruppen deltar også i nasjonale forum for byggesaksdagene, NKF nettverkssamling for fylke.

Digital teknologi

• eByggesak søk får treff til eArkiv.
• Samt saksbehandlingen i eByggesak ble mer digital og automatisk.
• eByggesak leveres som sky leveranse.
• Faggruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for å øke digital kompetanse i faggruppen.
• Faggruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
• Nettverksgruppen plan og oppmåling har deltatt i arbeidsmøter med TietoEVRY for å bidra med utvikling til produktet ePlansak.
• BraArkiv leveres som skytjeneste.

Gevinstrealisering

• SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
• eByggesøknad har blitt innført i 2021. Dette vil gi gevinster for kommunene fordi søknad pre utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.

Sanering

• Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.
• Gammel teknologi som ePhorte ble sanert i desember 2021. Dette bidrar til saneringen av datarommet.
• Sanert braArkiv servere, ved at det nå er driftet i sky.

Samfunnsorientert

• Faggruppen teknisk og de ulike nettverksgruppene har kjørt alle møter i 2021 over Teams.
• Faggruppen har kjørt intern opplæring i bruk av Teams.
• Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS, (SvarUt, SvarInn og eDialog).

10.3 Helse og omsorg

Det har vært stor utviklingsaktivitet i kommunene også i 2021. Vi har to sentrale utviklingsmiljø som jobber godt og systematisk sammen, RRO/Nasjonalt velferdsteknolgiprogram og Gerica-gruppa. Her gjennomføres det et systematisk utviklingsarbeid enten i egen regi eller sammen, og med en klar målsetting om bedre systemer som gir gevinster både for bruker, pårørende og helsepersonellet. Prosjektene har også stor betydning i form av frigjøring av tidsressurser.  

Pandemien har naturligvis satt sitt preg på arbeidet også i 2021. Vi savner naturligvis de fysiske samlingene og møtepunktene vi hadde før pandemien, men når det er sagt har møtene på Teams fungert utmerket. Vi ser fram til at vi kan møtes mer i 2022 og de positive ringvirkningene dette vil ha for samarbeid og samhandlingen mellom kommunene.

Det kan også nevnes at kommunene i IKT-Orkide var tidlig ute med å ta i bruk Kjernejournal (KJ) i pleie og omsorg sin elektroniske pasientjournal. Bruken av KJ i våre kommuner varierer fra de som nesten ikke bruker KJ til Kristiansund kommune som bruker KJ veldig aktivt både innen hjemmetjenesten og på sykehjemmene. Av de snart 100 kommunene i Norge som har tatt i bruk KJ er Kristiansund en av de med høyest oppslag pr uke og hadde i 2021 ca 4300 oppslag.

Helseplattformen har også vært et viktig tema i 2021. Atle Betten gikk ut av funksjonen som Regional innføringsleder (RIL) 1.9.21 og Janne Marte Viddal tok over denne rollen. Viddal er ansatt i Kristiansund kommune og har en kombinert rolle som innføringsleder for Kristiansund kommune og RIL for de øvrige kommunene. Både Kristiansund kommune og Rindal kommune er i gang med å organisere et innføringsprosjekt, mens de øvrige kommunene forbereder en sak til sine respektive kommunestyrer for utløsning av opsjon. Helseplattformen starter opp 30.april. St.Olavs hospital og Trondheim kommune sammen med 2 fastlegekontor er først ut.

10.4 Oppvekst

Arbeidet i Oppvekst-gruppa er som tidligere koordinert sammen med prosjekt-satsingen i Oppvekstnettverk Nordmøre, «Sammen skaper vi fremtiden – Nordmøre 2040». Dette er en satsing for å videreutvikle barnehager, skoler og oppvekstsektoren i kommunene.

Modellering i bruk av digitale tjenester er fortsatt en sentral del av utviklingsarbeidet. All produksjon på samlingene blir delt gjennom Teams og OneNote, og påmeldinger, kartlegginger og evalueringer gjøres i Forms. Vi arbeider stadig med å ta i bruk ny funksjonalitet og forenkle arbeids- og informasjonsflyten vår.

Faggruppa har hatt 7 ordinære møter i 2021. Det ble gjennomført to fagdager i mars 2021 og IKT - forum for barnehager og skoler 21.10.21. Etter mars 2020 er både faggruppemøter, beredskapsmøter og fagdager gjennomført heldigitalt ved hjelp av Teams og andre O365-tjenester. Dette har gitt oss gode muligheter for videre modellering og erfaringsdeling i digitale læringsprosesser.

Tjenesteutvikling i kommunene

Fagdager i mars ble gjennomført digitalt via Teams. For barnehage ble det presentert en satsing fra Giske kommune som har lagt ned mye arbeid i en god plan for bruk av IKT i barnehagene sine. Det ble også delt eksempler på hvordan en kan arbeide med programmering i barnehagen bla. med «Bie-roboter».

På skole sin fagdag var fokuset mye rundt gode rutiner for digital samhandling mot foresatte, som var spesielt aktuelt siden kommunene samtidig akkurat tok i bruk Visma sin Sikker Sak tjeneste. Deling av erfaringer med digitale læremidler og evt. felles innkjøp av slike var også sentrale tema.

Alle kommunene har tatt i bruk Visma Sikker Sak Skole for saksbehandling av elevsaker med sensitive personopplysninger. Kommunene våre samarbeidet i innføringsfasen av Visma Sikker Sak Skole blant annet med bruk av Microsoft Teams. Her ble det delt erfaringer, avklaringer og spørsmål mellom de som var involvert i innføringsarbeidet i hver kommune, en digital møteplass som ble mye brukt. Blant annet var enkelte kommuner flinke til å dele tekstmaler for dokument som både var tidsbesparende for de andre, samtidig som en fikk tilgang til nye måter å gjennomføre dialog med samarbeidspartnere av skolene. Vi fikk også Visma til å bruke vår plattform da de hadde oppfølgingsmøter med kommunene våre i innføringsperioden.

Det var et nært samarbeid med arkivarene ved innføring av Visma Sikker Sak, hvor det arkiveres til Visma sin nye arkivløsning for fagsystem.

Innovasjon:

Gjennom pandemien som fortsatte i 2021 har vi tatt i bruk mer og mer funksjonalitet  i Microsoft Teams, blant annet for god gjennomføring av digitale møter. Vi opplever at flere og flere lærere bruker mer og mer funksjonalitet i Microsoft Office 365 tjenestene.

Som før prøver vi å modellere ny funksjonalitet når vi gjennomfører nettverks-samlinger med deltakere på tvers av kommunene.

Kommunene har i samarbeid arbeidet med utprøving og evaluering av mange ulike digitale læremidler og tjenester i 2021.

Ved å delta i UDIR og KS sitt utviklingsarbeid SkoleSec, har vi vært med å utvikle nye nasjonale verktøy for personvern og informasjonssikkerhet i oppvekstsektoren.

Gjenbruke og dele data

På samme måte som tidligere er Visma Flyt skole er «morsystem» for personopplysninger og gruppetilhørighet for våre elever, ansatte og foresatte, samtidig som Feide brukes i brukerhåndtering for innloggingen for elever og ansatte. Alle opplysninger på elever, ansatte og foresatte i Visma Sikker Sak hentes og oppdateres fra Visma Flyt Skole.

I 2021 har flere av tjenestene vi bruker begynt å bruke ID-porten som påloggingsalternativ for ansatte. Generelt har vi hatt lite nedetid innenfor de tjenestene vi bruker, slik at tilgangen til tjenestene har vært veldig god.

Samarbeid og samarbeidspartnere

Leder av oppvektstgruppa har også i 2021 deltatt i samarbeidsforumet Skolesec sammen med de største kommunene i Norge. I denne sammenhengen har IKT Orkide vært en representant for de mindre kommunene i oppvekst-Norge. Dette engasjementet er nå utvidet til å delta som en av KS sine representanter i Kunnskapsdepartementet sitt samstyringsråd for digitalisering av grunnopplæringen i Norge.

Alle kommunene bortsett fra Rindal deltar i Nettverk Nordmøre sitt utviklingsarbeid, som ble realisert som varig drift av Oppvekstnettverk Nordmøre i 2021. I dette arbeidet brukes Office 365 i stor grad i kommunikasjon og dokumentproduksjon. Vi merker her at mange nye ansatte får sitt første skikkelige møte med disse tjenestene. I dette arbeidet inviterer vi også inn eksterne deltakere bl.a. fra høyskolemiljø som gjennomfører faglige økter mot våre deltakere.

Vi opplever å ha et godt samarbeid med leverandører av løsninger som brukes i barnehagene og skolene våre. Dette gjelder både Visma som leverer de viktigste fagsystemene våre, men også andre leverandører f.eks. av digitale læremidler. Dette ser vi blant annet når vi gjennomfører fagdager for våre folk hvor det føles som at leverandørene ser på vårt kommunesamarbeid som viktig å arbeide mot, selv om vi sammenlignet med andre norske kommuner, ikke representerer så veldig mange ansatte, barn og elever.

Digital teknologi

Innføring av digitale læremidler og tjenester har også det siste året vært et område hvor det har vært gjennomført en del deling av erfaringer, via møter og kommentarer på innlegg i Teams. Det har også vært en god del dialog mellom IKT Orkide Oppvekst og BS undervisning hvor våre kommuner har innkjøpsavtale for digitale læremidler. Gjennom denne avtalen kan kommuner og skoler handle lisenser for de aller fleste aktuelle digitale læremidlene.

Arbeidet med deling av erfaringer med digitale læremidler har fortsatt gjennom 2021.

Programmering er kommet inn i den nye læreplanen for skolen og i rammeplanen for barnehagene, og blir jobbet med både på felles fagdager i regi faggruppa og i den enkelte kommune.

Gevinstrealisering

Ved å ta i bruk Visma Sikker Sak har vi fått muligheter til flere saksbehandlere pr. enhet. Tidligere var dette begrenset til enhetsleder pga. høye kostnader pr. bruker.

Visma Flyt Skole og Barnehage har fått funksjonalitet for håndtering redusert foreldrebetaling i barnehage og SFO noe som har ført til kortere saksbehandlingstid, bedre kvalitet i arbeidet og en lettere søknadsprosess for foresatte.

Ny bruk av digitale læremidler og tjenester kan i noen grad erstatte innkjøp av analoge læremidler, noe som kan gi elevene mer oppdaterte læremidler i tillegg til større mangfold og i noen tilfeller lavere kostnader. Nasjonalt arbeides det med å utvikle et kunnskapsgrunnlag for bruk av digitale tjenester i undervisningen, og vi vet pr. i dag ikke nok læringseffekter med bruk av disse.

Sanering

Erfaringene med Visma Flyt Timeplan som ble tatt i bruk i skolene i kommunene våre, bortsett fra Rindal, viste seg å være litt forskjellige. Fra flere kommuner kom det tilbakemeldinger om at tjenesten ikke dekte behovene en hadde godt nok. IKT Orkide Oppvekst hadde dialog med Visma og våre kommuner utover høsten 2021 om dette, som endte med at 3 kommuner valgte å gå ut av avtalen for bruk av Timeplanløsningen. En kommune valgte å fortsette med bare en skole.

Hver kommune arbeider hver for seg med arbeidet med å flytte innhold fra lokale servere til lagring i sky.

Områder vi fortsetter med i 2022

Videre innføring av ny funksjonalitet i fagsystemene fra Visma som vi bruker:
Flyt skole, Flyt barnehage, Flyt Timeplan, Sikker Sak.

Fortsette arbeidet med deling av digitalisering av praksis gjennom fagdager for ansatte i skoler og barnehager.

Samarbeide om erfaringsdeling og vurdering av videre felles innkjøp av digitale læremidler inn mot skoleåret 2022/2023.

Delta i regionale og nasjonale samarbeidsfora for å best mulig ta vare på interessene til våre kommuner.