Hvordan vi jobber med universell utforming av IKT

Universell utforming (UU) av IKT er nødvendig for noen, men bra for alle.

 

Hvem er vi?

Vi er 9 kommuner: Aure, Averøy, Gjemnes, Kristiansund, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll. Hver kommune har en ansvarlig for universell utforming og vårt interkommunale selskap IKT ORKide har en overordnet koordinator for universell utforming.

Figur viser 12 trappetrinn i arbeidet med tilgjengelighetserklæring. Trappen er forklart i sin helhet i artikkelen. - Klikk for stort bilde

Trinn 1: Forankre i toppledelsen

Våre 9 medlemskommuner har et eget rådgivende organ, der vi presenterte gjeldende lovkrav og krav om tilgjengelighetserklæring og hvilke utfordringer vi står ovenfor. Kort fortalt ble dette godt mottatt - at dette er et viktig arbeid, men at vi må ha en smidig tilnærming til det.

Vi skal bygge mest mulig intern kompetanse på UU og unngå dyre testverktøy og eksterne konsulenter.

 

Trinn 2: Finne UU-ansvarlig i kommunen

Den som allerede er webansvarlig i kommunen har allerede litt kjennskap til UU og blir også UU-ansvarlig i sin kommune. Dette er vedtatt i vårt styre.

UU-ansvarlige

UU-koordinator

 

 

Trinn 3: Hva er omfattet i lovverk?

Det offentlige skal følge WCAG 2.1 standarden beskrevet på uutilsynet.no.
All informasjon og tjenester som er tilgjengelig for allmennheten er omfattet:

  • Nettsteder, apper og automater.
  • Vårt intranett i Sharepoint: Ansattportalen.
  • Dokument produsert etter 1.2.2022 som er tilgengelig på nettside, i en app eller på sosiale medier.
  • Dokument produsert før 1.2.2022 hvis de er en del av en administrativ prosess. For eksempel vedtekter i en barnehage.
  • Skjema og skjemaløsninger.
  • Video. For eksempel opptak av kommunestyre må vi tekste innen 14 dager etter publisering.
  • Video til intern opplæring må være tekstet.

Les mer om Veiledning | Tilsynet for universell utforming av ikt (uutilsynet.no)

 

 

Trinn 4: Lage kompetansepakke

Vi har valgt å lage en kravliste som både saksbehandlere, innholdsprodusenter og mal-ansvarlige i fagsystem kan bruke. Kravene gjelder både på dokument og på nettsider.

Kravliste universell utforming av dokument

 

 

Trinn 5 og 6: Workshop kravliste dokumenter og innholdsprodusenter

Mal-ansvarlige
Vi har gjennomført workshop for mal-ansvarlige i ulike fagsystem som : Public 360, Plan & Build, Visma Familia, Gerica, Profil, HsPro, Visma flyt skole, Visma flyt barnehage, Visma Flyt sikker sak og så videre. I utgangspunktet ser vi sammen på hvordan vi gjør et Word-dokument universelt utformet.

Nettsider
Vi har gjennomført workshop på nettsider der vi har gått igjennom ulike tjenesteområder. Da bruker vi også kravlisten som et utgangspunkt. Bruk overskrifter på rett måte, bruk lenker på rett måte husk å legge på forklarende tekst på bilder som inneholder grafer og illustrasjoner og så videre. Hvis du har en PDF så må vi sørge for at denne også er universelt utformet.

Teknisk rammeverk
Dette er en kompetanse som vi tenker UU-koordinator skal ha. Det gjelder de tekniske kravene til våre løsninger som kommer i tillegg til vår kravliste.

 

 

Trinn 7: Kartlegge alle løsninger

En kommune har nok mange flere nettløsninger enn vi tror. 
Vi har selvfølgelig hjemmesiden til kommunen, men vi ser at noen barnehager og skoler har egne løsninger. Kommunen har egne nettsider for innsyn på postlister og politiske møter, vi har arkivplan, egne sider for virksomhetsstyring, skoler og barnehager har egne apper og så videre.

Vi startet vår kartlegging ved å søke på kommunens organisasjonsnummer og alle undernummer på:

Finn domenenavn registrert på et organisasjonsnummer – Norid


Sanering
Det er  viktig å sanere nettsider som ikke lengre er aktuelle eventuelt å avklare om det er kommunen som faktisk eier domenet.

 

 

Trinn 8: workshop rydde og slette

Vi ser at på våre nettsider har vi artikler, bilder og dokument som er utgått på dato, men som fortsatt er publisert. Fjern gammel moro og gjør resten av innholdet universelt utformet. 

Hvor skal vi starte?
Vi anbefaler å starte med de artikler og tjenester som er mest populære eller mest brukt. Her kan vi få god innsikt ved å se på statistikk.

 

 

Trinn 9: Teste løsninger med verktøy

Dette er det mest tekniske trinnet og blir utført av UU-koordinator.
Vi vet at verktøy dekker 30% av kravene. Det betyr at vi må ha kompetanse på å teste manuelt. Dette er kompetanse vi bygger over tid og vi ønsker at KS kommer på banen og tilbyr egne kurs på dette.

Tilsynet har laget veiledning for testing

 

 

Trinn 10: Rapportere feil til leverandør

Når vi har registrert feil og mangler i en tilgjengelighetserklæring, sender vi erklæringen til aktuell leverandør av nettstedet.

Trinn 11: Korrigere og teste på nytt

Når leverandør har fikset feil må vi oppdatere erklæringen.
Vi skal i utgangspunktet ikke motta faktura fra leverandør om å rette feil.
Erklæringen er synlig for alle og vil være dårlig omdømmebygging for leverandør hvis den inneholder mange feil. Her må leverandørene ta sitt ansvar.

Innhold på nettsiden er vi selv ansvarlige for.

 

 

Trinn 12: Tilgjengelighetserklæring

Hver kommune har mottatt PIN-koder på postmottak for å registrere erklæring på uustatus.no: 

Registrere eller endre erklæring på uustatus.no

Aktuelt nettsted må da få en lenke nederst på siden med teksten "Tilgjengelighetserklæring" og som peker til tilhørende erklæring.

 

 

Gjenta trinnene 

Det viktig at vi skjønner at dette ikke er en engangsjobb.
Vi må gjenta prosessen tilbake til trinn 5 og så videre opp trappa til trinn 12. Kompetanse på universell utforming av IKT må bli en del av alle ansatte sin grunnkompetanse, spesielt de som kommuniserer med allmennheten.

 

 

Mål:

  • Våre digitale tjenester skal være tilgjengelig for alle.
  • Vi skal ha bedre synlighet og rangering på Google søk.
  • Vi skal bygge kompetanse på universell utforming av IKT til våre ansatte.
  • Universell utforming skal ikke komme i veien for innovasjon og prosjekt, men være en naturlig del av obligatorisk kompetanse.
  • Vi skal minimum ha en årlig revisjon av tilgjengelighetserklæringer.
  • UU-ansvarlige og UU-koordinator skal ha relevant kompetanse.
  • Vi skal ha kultur på å dele erfaringer med andre utenfor vårt samarbeid.

Kontaktinformasjon

Svein Dreier Taknæs
Rådgiver/prosjektleder
E-post