Språkprofil - Klart språk i alle kanaler

Retningslinjer for klart og tydelig språk i kommunen.

Vi har som mål at alle skal forstå den informasjonen de får fra oss, på første forsøk. Vi skal skrive og snakke klart og tydelig på et språk som folk forstår.
Kommunikasjonen vår skal vise at vi er tydelige, modige og empatiske.
Vi vet at det lønner seg å jobbe med språk. Brukerne våre opplever oss som mer imøtekommende og serviceinnstilte, og vi sparer tid og ressurser ved at de slipper å kontakte oss for å få hjelp til å forstå informasjon fra oss.

Takk for at du er med på å gjøre oss gode på klart og godt språk i alle kanaler!

Vi har huskeregler for å skrive klare og enkle tekster.
Les gjennom teksten din, og se om du kan svare ja på spørsmålene i huskelisten.

1. Skriver du det viktigste først?

Få fram hovedbudskapet: Mottakerne skal slippe å lete etter den viktige informasjonen. De er ofte mest interessert i konklusjonen eller konsekvensene som gjelder dem, og derfor bør det komme tidlig i teksten.

2. Har du delt opp i korte avsnitt og brukt overskrifter?

God struktur
En oversiktlig struktur gjør tekstene leservennlige og øker sjansene for at kommunikasjonen blir effektiv, enten det gjelder e-poster, tekster på nettsiden eller svar på søknader. Både kolleger og brukere setter pris på oversiktlige tekster som er enkle å orientere seg i.

God overskrift
Alle tekster skal, så langt det er mulig, ha en tydelig overskrift eller et tydelig emnefelt. En god overskrift angir temaet eller får fram hovedpoenget i teksten. Det er viktigere at en overskrift inneholder nok informasjon, enn at den er kort.

Del opp teksten
Tekster på mer enn en halv side bør ha informative underoverskrifter. Som regel trenger vi flere enn ett stikkord for å få fram poenget vårt – flere ord, en setning eller et spørsmål er gode alternativer. Bruk gjerne underoverskriftene til å få fram hva mottakerne skal gjøre, til å framheve frister eller til å oppklare vanlige misforståelser.

3. Vi henvender oss direkte til dem vi skriver til! Bruker du: du og dere?

Vi skriver til mennesker: Det blir enklere for mottakerne våre å skjønne hva som gjelder dem, hvis vi henvender oss direkte til dem. Derfor skal vi ikke snakke over hodet på mottakerne ved å omtale dem i tredje person (grunneier, søker eller klager), men skrive du eller dere. Husk at vi noen ganger henvender oss til brukere i en sårbar situasjon, og da kan et byråkratisk språk forverre opplevelsen av budskapet.

4. Vi får fram hvem som har ansvar for hva, bruker du aktive verb?

Hvem skal gjøre hva? En god tekst skal gjøre det klart hva den som skriver, forventer av den som leser. Bruker vi aktive verb, blir teksten klarere og enklere å lese. Et tips når vi skal skrive aktivt, er å bruke ord som du og dere, vi eller kommunen – da får vi tydelig fram hvem som skal gjøre hva.

Ikke skriv man kan, en kan, det kan.
Ikke bruk verb som slutter med -s.

Feil: Det kan søkes om plass i barnehage.
Riktig: Du kan søke om plass i barnehage.

5. Bruker du ord som leserne forstår?

Der vi må bruke faguttrykk eller forkortelser, forklarer vi dem.

Skriver vi til en kollega innenfor samme fagfelt, er de presise fagbegrepene nyttige. Er vi ikke helt sikre på at mottakeren kjenner definisjonen av et begrep, må vi bytte ut ordet, forklare det eller gi eksempler som kan gjøre det enklere å skjønne hva vi mener. Målet er alltid å skrive så klart og tydelig som mulig uten å forenkle for mye.

6. Bruker du lenker på rett måte?

En lenke skal si hva du peker til og hvor du peker.
Lov om språk (språklova) - Lovdata

7. Bruker du riktig skriftype og rett mal når du skriver brev?

Har din kommune vedtatt en designprofil som sier hvilken skrifttype du skal bruke i brevmaler? Da skal du bruke den i all dialog med innbygger.

8. Følger du disse skriveregler fra språkrådet?

Kilde: Skriveregler (sprakradet.no)

Skriveregler

Telefonnummer

Hovedregelen er at du skal dele telefonnummer opp i grupper på to og to siffer.

Fastnummer: 22 22 22 22
Mobilnummer: 44 44 44 44
3,4 og 5-sifrede nummer:113 og 2222 og 02000
6-sifrede nummer: 116 000

8-sifrede 8xx nummer: 800 22 222

Enheter og stillinger

Avdelinger, seksjoner og lignende ha liten forbokstav. Titler og stillinger skal også ha liten forbokstav – selv ved underskrifter.

Lover, forskrifter og avtaler

Den eneste loven som skal ha stor forbokstav, er Grunnloven. Både kort- og langformene av navnene på alle andre lover skal ha liten forbokstav. Navn på forskrifter, avtaler og lignende skal også ha liten forbokstav.

Ikke skriv jamfør, skriv heller:
Se nummerforskriften §16.

Bankkonto

Skriv i 3 grupper: 2000 12 34567

Fødselsnummer

Skriv i 2 grupper: 180892 12345

Dato

Skriv i rekkefølgen dag-måned-år:
05.06.2014
5. juni 2014

Ikke bruk skråstrek: 5/6 2014

Klokkeslett

Skriv med punktum eller kolon mellom timer og minutter:
09.05
09:05

Tidsrom

Kontoret er åpent mandag–fredag.
Det blir hjemmeeksamen 3.–6. juni.
I tidsrommet 1.7.–2.8. har tannlegen ferie.
Middagsservering kl. 13.00–15.00.

Ikke skriv: «fra kl. 13–15».

Skriv: Middagsservering fra kl. 13 til kl. 15.

Hvis du skriver «fra», må du også ha med «til».

9. Er teksten din universelt utformet?

Forenklet kravliste for universell utforming av Word dokument

1. Bruk overskrifter på rett måte

Hjelper navigering i store dokument
Når du bruker overskrifter kan du også lage innholdsfortegnelse

Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste overskrift 2.

Hvordan lage overskrift

Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:

Tittel er ikke overskrift

Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift.

2. Venstrejuster tekst (anbefaling)

Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle.
Unngå blokkjustering av tekst.

3. Bruk lenker på rett måte

En lenke skal si hva det er og gjerne hvor du lenker til:

Ofte stilte spørsmål om klart språk på Språkrådet

Ikke bruke lenker som:

Klikk her
Les mer

4. Bruk skrifttype uten seriffer (anbefaling)

Ikke bruk Times Roman, dette er en skrifttype med seriffer (ekstra detaljer).

Bruk gjerne stor tekst, minimum fontstørrelse 12
Ikke bruk fonter som er "tynne"
Unngå kursiv og STORE BOKSTAVER

Fonter du kan bruke

Eksempel på fonter som fungerer bra på digitale flater er:

Calibri
Verdana
Arial

5. Merk lister med listefunksjon

Når du bruker lister må du velge listeknapp.

Slik ser en rett liste ut:

Eksempel 1
Eksempel 2

Slik ser en liste ut, som ikke er universelt utformet:

* Eksempel 1
* Eksempel 2

6. Bruk rett språk

Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst.
Dette er fordi du har krysset av for "Identifiser språk automatisk".
De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.

Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk.
Altså ikke bra.

Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.

Hvordan merke tekst med rett språk?

Merk deler eller hele teksten
Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk
eller
Klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål)
Så velger du rett språk i listen og Ok

7. Unngå understreking av tekst (anbefaling)

Ikke bruk understreking på tekst.
I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.

8. Merk riktig overskrift i tabeller

Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell.
Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.

Hvordan merke tabell med rett utforming:

Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.

9. Bruk god kontrast

Svart skrift på hvit bakgrunn har god kontrast og er lett og lese for de fleste.
Det er kombinasjonen tekstfarge og bakgrunnsfarge som bestemmer kontrast.

Eksempel på godkjent kontrast:

Eksempel på for lav kontrast:

Hvordan teste kontrast?

Du kan selv teste om kombinasjonen ved å laste ned og installere:

Color Contrast checker

Krav til kontrast

Vanlig tekst skal ha kontrast på minst 4.5:1.
Stor tekst skal ha kontrast på minst 3.0:1.

10. Bruk tekstalternativ på bilder

Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner.
Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.

Hvordan legge til alternativ tekst:

Høyreklikk på bildet
Velg Sett inn alternativ tekst
Skriv inn en kort og forklarende tekst

Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativt".

11. Ha rett leserekkefølge i tabell

Du bør bruke bare tabell til tabelldata.
Mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell.

Men om du bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt.
Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke tabulator.

Problem

Her ser du et eksempel på en bunntekst som mange bruker i maler.
Her vil de som bruker hjelpemiddel få lest opp teksten i ulogisk rekkefølge:

Løsning: slå sammen celler

Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet.
En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.

Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
Gjenta på alle kolonner

12. Bruk grafer og illustrasjoner på rett måte

Tekstbeskrivelse under graf

Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner.
I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser.
Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser.

Fargeblinde

Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger.
Husk at du også må forklare grafen med tekst slik at en blind kan forstå hva grafen skal formidle.

Her er et eksempel der det er brukt kun farger på graf for å gi mening:

Forslag til løsning på grafer:

Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen:

Eller du kan løse det ved å bruke symboler og tekst:

Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.

13. Legg til en dokumenttittel

Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument.
De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først.
Ingen tittel - ingen opplesing.

Hvordan legge inn tittel i Word:

Klikk Fil og informasjon
Under Egenskaper kan du legge til en tittel

14. Ha et beskrivende filnavn

Noen blinde må laste ned dokumentet før de kan åpne det i egne apper.
Så må de søke opp dokumentet i en egen operasjon.
Du må derfor gi et godt filnavn som er lett å søke opp etterpå.

Eksempel på et godt filnavn:
Oppmelding til PPT 2022.PDF

Eksempel på et dårlig filnavn:
Brev1.PDF

15. Lagre PDF med rett struktur

Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker.
Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.

Hvordan lagre PDF med rett struktur:

Velg Fil og Lagre som
Velg filtype PDF
Velg flere Alternativer
Klikk knappen Alternativer

Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
Kryss av for Dokumentegenskaper
Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
Lagre

Tips for hvordan du kan åpne PDF og visuelt kontrollere om overskrifter er med:

Kontroller tilgjengelighet med rapport om eventuelle feil (anbefaling)

Word har en innebygd kontroll av universell utforming.
Den er til god hjelp, men den kontrollerer ikke alle krav.
Du må selv manuelt kontrollere at overskrifter er lagt inn riktig.

Hvordan undersøke dokument

Klikk tilgjengelighet nederst i dokumentet

eller

Velg Fil og informasjon
Velg Kontroller for problemer
Velg kontroller tilgjengelighet
Resultatet kommer i en egen rapport til høyre med anbefalinger til hvordan du kan rette opp selv

Kontroller at PDF har fått med bokmerker (anbefaling)

Først må du sjekke at du har fulgt kravet "Lagre PDF med rett struktur".
Da vil blant annet overskrifter bli med i PDF.
Men noen ganger vil fagsystem automatisk konvertere til PDF.
Så uansett hva, bør du kontrollere PDF.

Kontrollere at overskrifter ble med i PDF (åpne i Adobe Acrobat Reader):

Kontroller at tittel ble med i PDF:

I Adobe Acrobat Reader velger du Fil | Egenskaper og se om Tittel er med.

Skrivetips klart språk (anbefaling)

Se våre skrivetips for klart språk.

Sist endret 01.09.2023 12:46

IKT ORKidé

Toppmeny