IKT Orkide kommunene tar i bruk spillbasert opplæring til sak-/arkivsystemet Public 360. 

Det er nå snart 4 år siden vi innførte Public 360 som løsning for kommunalt sakarkiv. Innføringen av et slikt system bærer alltid med seg utfordringer, noe Nettverksgruppen for arkiv kan skrive under på. Med et blikk bakover er konklusjonen nå klar: Dokumentfangsten er fortsatt alt for lav i kommunene, og dette må vi gjøre noe med, raskt.

Arkivfag og arkivsystem virker krevende 

Saksbehandlere har fortalt at sak-/arkivsystemene er krevende løsninger og at faget kan være vanskelig å forstå. I dag må du som saksbehandler selv ta stilling til hva som skal arkiveres og ikke. Saksbehandlere får lavere mestringsfølelse av at arkivløsningene oppleves som krevende å bruke og det er usikkerhet rundt hvilke knapper som skal trykkes på. Dette bidrar til at dokumentproduksjonen øker og øker i andre løsninger som Outlook og Teams, uten at vi får fanget den i riktig løsning. Noe vi nå skal få en endring på ved å øke kompetansen på arkivfaget og Public 360.

Tradisjonelle læringsmetoder må ha hjelp

De fleste har nok fått kjenne på kroppen hvordan det er å delta på kurs eller eLæring i bruk av avanserte digitale systemer eller verktøy. Slike tradisjonelle læringsformer har sine begrensninger. Det blir helt enkelt for mye informasjon for enkeltopplæring. Flere opplever at kunnskapen ikke sitter, etter noen dager eller uker, og med kun sporadiske oppgaver i sakarkivet vedvarer problemet. Mange får det bare ikke inn i fingrene.

Men for å lære må det være rom for å kunne prøve og feile. Som ansatte trenger vi muligheter for praksis i et “ekte” miljø for bruk av digitale systemer. Det oppnår vi snart med simulerings/spill basert opplæring, en moderne læringsform levert av Attensi.

Spillet er klart allerede i mai

Spillet er forventet lansert allerede i mai med vårt eget innhold. Her vil du som saksbehandler/leder i Public 360 gå igjennom ti ulike moduler. 

Konkurranser 

Nettverksgruppen avslører at det vil bli konkurranser mellom de ulike avdelingene og kommunene. Det er bare å kjenne på at konkurranseinstinktet våkner.  

Du spiller når det passer deg

En stor fordel er at du som spiller velger selv når du skal spille, slik at du kan tilpasse dette i din egen arbeidshverdag.

Sikre kompetanse for deg som bruker Public 360

For å ha aktiv bruker i Public 360 må du sertifiseres. For å bli sertifisert må du som spiller navigere riktig rundt i Public 360, ha dialoger med avatarer, og svare riktig på minigames. Målet er at når du er sertifisert skal du føle deg trygg når du bruker Public 360. Det forventes at du som bruker av Public 360 (saksbehandler/ leder) bidrar til økt dokumentfangst og korrekt arkivering etter at du er sertifisert. Dette sørger for at kommunen oppfyller sitt arkivansvar. Du skal forvalte dokumentasjon slik at den er tilgjengelig for nåtid og ettertid.