10.1 Stab støtte

Faggruppe Stab støtte består stort sett av personer på kommunalsjefnivå med ansvar for forvaltningsområdet Stab/støtte i sin kommune. Faggruppen valgte ny leder; Tove N Rokstad fra Smøla kommune. Vi takker avtroppende leder, Pål Ranes for et vel utført arbeid.  Faggruppen koordineres av Torgrim Sjåvik i IKT ORKidè. 

2024 har som tidligere år vært preget av stor aktivitet og mange gode leveranser ute i fagnettverkene. Nettverkene har jevnlige digitale møter samt at man har gjennomført flere faglige samlinger i løpet av året. Innad i nettverkene meldes det om god dynamikk og svært godt samarbeid. Kommunene blir mer og mer lik i utformingen i de ulike tekniske løsningene og det blir satt opp hyppige møter ved ulike felles-oppgaver. Det er også tett dialog på tvers av de ulike nettverkene.

I årsmeldingen skal vi nå liste opp arbeidet som er igangsatt eller fullført innenfor dette forvaltningsområdet. 

Sette brukeren i sentrum

• Utstrakt arbeid med IDM løsningen. Gjør løsningen mer brukervennlig, mer funksjonalitet for kommunene.
• Lederportal IDM flyttes over på åpent nett, ikke kun Citrix.
• Det er levert nye moduler i Attensi for opplæring Sak/Arkiv.
• Mobiltilpasset/responsivt design på de kommunale nettsidene og tjenestene (60% av innbyggerne bruker mobiltelefon).
• Forbereder anbudsprosess Kvalitetsløsning. Har kjørt brukerundersøkelse for kommunene med over 500 respondenter. Fokusområdet i arbeidet er brukervennlighet.
• Man har startet et arbeid knyttet til revisjon av Office lisenser i kommunene. 
• Utvalg har vedtatt et felles forprosjekt for å utrede løsninger for møtebehandling og livesending av politiske møter.
• Det er tatt i bruk flere nye integrasjoner innenfor fagområdene lønn, økonomi og personal i forbindelse med overgang til ny avtale.

Tjenesteutvikling i kommunene       

• Ny avtale for fagsystem for fagområdene lønn, økonomi og personal ble signert på starten av året. Avtalen tredde i kraft Q2 2024. Avtalen gjør at alle kommunene har lik teknisk løsning i fagsystem knyttet til fagområdene.
• Våre nettsider er universelt utformet og har tilgjengelighetserklæring
• Gjennomført omfattende kurs for ansatte i klart språk og universell utforming av IKT og etterfølgende workshop å endre brev som blir sendt til innbyggere.
• Man har prolongert kommunikasjonskontrakten.
• Kontinuerlig forbedring og utviklingsarbeid på medlemskommunenes nettsider.
• Felles oppstart av integrasjon mellom Compilo og P360.
• Anbudsprosess felles Kvalitetssystem har fokus på å få et verktøy som bidrar inn til bedre kvalitetssikring i kommunene.  
• Man har startet innføring av Dossier i kommunene.
• Sak Arkiv har gjennomført avlevering og uttrekk av fagsystem til IKA for arkivering

Gjenbruk og del data

• IDM løsningen har hatt et økt fokus og man arbeider med å flytte mer og mer av løsningen til sky
• Portalgruppen har kommet med flere felles løsninger på kommunenes nettsider som for eksempel booking av saksbehandler.
• I anbudsprosessen knyttet til Kvalitetsløsning har man stort fokus på samarbeid på tvers av kommuner og brukere.
• Compilo community utvikles stadig og IKT Orkide har bidratt aktivt i dette forumet med brukere nasjonalt.
• Kristiansund kommune har nå tatt i bruk ekstern portal via Kvalitetssystemet.

 Innovasjon

• Portalgruppen har smidige prosesser for å komme raskt i gang med tjenester i Fiks-plattformen (folkeregister, bekymringsmelding, skatt- og inntektssøk, integrasjoner) og har felles drift/administrasjon for kommunene. Flere kommuner har for eksempel tatt i bruk digitalt ledsagerbevis.
• Anvendelse, utfordringer og muligheter knyttet til KI har preget året.

Samarbeid og samarbeidspartnere

• LØP anskaffelsen inkluderer 21 kommuner i Møre og Romsdal. Alle kommunene utenfor IKT Orkide har takket ja til opsjon på ny løsning.
• Framsikt er anskaffet. Det følger en rekke moduler med løsningen og innføringen er planlagt slik at opplæring følger naturlige milepæler igjennom året de neste to årene.
• Det er opprettet et eget fagnettverk for IDM. Nettverket har representanter fra alle medlemskommunene og medlemmene kommer fra ulike fagdisipliner.
• Gjennomført revisjon av tilgjengelighetserklæring for medlemskommunene: hovedportal, postliste, politiske møter og saker (opengov), arkivplan og KF skjema.
• Gjennomført kurs og workshops i redaktørkurs (Acos CMS), skriveregler, klart språk, universell utforming.
• Gjennomført kartlegging av informasjonsflyt og ROS-analyser. Økt fokus på dette knyttet til økt beredskap.
• Kontinuerlig oppfølging og videreutvikling av bruk av FIKS-plattformen.
• Det er vedtatt å opprette en felles arkivgruppe med DIGI MR, hvor IKT Orkide skal ha en sentral rolle.
• Kvalitet og personvernsnettverket samarbeider med personvernombudet fra IKA MR om GAP-analyse.
• Sak Arkiv har hatt tett samarbeid med portalgruppen for videreutvikling i FIKS og universell utforming (UU).

Digital teknologi/ Kunstig intelligens 

• Fiks plattformen (FIKS IO, svarUt, svarInn, eDialog, dokumentlager, folkeregister) har gitt store gevinster for kommunene.
• Smartkontering har blitt innført i Visma Enterprise. Dette er en ny tjeneste som er bygget på kunstig intelligens. Den hjelper de som konterer, attesterer og anviser fakturaene i Enterprise Plus Fakturabehandling til å velge korrekte konteringsdimensjoner, MVA-koder og godkjennere.
• I anbudsprosessen på Kvalitetsløsning er KI et tema, spesielt med fokus på søkemotor.

Gevinstrealisering

• Ved innføring av ny LØP avtale kommer mye ny funksjonalitet og flere nye integrasjoner. Vi har fokus på å ta i bruk funksjonaliteten fult ut.
• At de fleste kommunene i Møre og Romsdal nå har lik løsning og teknisk utgangspunkt skaper grobunn for fremtidige samarbeid.
• SvarUt/SvarInn gir fortsatt store gevinster for kommunene.
• Digitale søknader fra innbyggere har blitt enda mer tatt i bruk i 2024 i de fleste av kommunens sektorer. Dette gir gevinster for kommunene fordi søknaden er pre-utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.
• LØP prosjektet dokumentere betydelige gevinster. Legger også til rette for tjenestesamarbeid i større regi, noe som vil gi betydelige dokumenterte gevinster.
• Det er stort fokus på gevinstrealisering i underlagene til kommende prosjekter. Dette gjelder alle typer gevinster, for eksempel økonomiske, kvalitet, ressursbruk osv.
• I oppstart av ny avtale for lønn, økonomi og personalløsning har man ryddet i faktureringen, slik at all fakturering knyttet til dette går til IKT Orkide

Sanering

• Det er startet en omfattende sikkerhetsgjennomgang som har medført sanering av gamle servere, dette arbeidet pågår kontinuerlig og skal fortsette i 2025.
• Det er startet et skyløft for IDM løsningen, når dette er gjennomført vil det medføre sanering av gamle servere.
• På slutten av året ble det gjennomført en utbytting av gammel VMware løsning. Når denne er gjennomført vil det føre til ytterligere sanering av utgående løsninger.

Samfunnsorientert

• Bærekraftsmål blir stadig viktigere og prioriteres høyt i våre prosjekter.
• Faggrupper og fagnettverk har redusert antall fysiske møter. Digitale møteplasser er hovedregelen.
• Mindre bruk av papir grunnet løsninger som elektronisk skjema og KS FIKS (SvarUt, SvarInn, eDialog, dokumentlager).
• Det er stort fokus på gjenbruk og deling mellom kommunene i samarbeidet.

Personvern og informasjonssikkerhet

• Ny LØP avtale hadde svært stort fokus på informasjonssikkerhet. Kravspesifikasjon tok utgangspunkt i krav fra KINS.
• Det er startet en omfattende sikkerhetsgjennomgang dette arbeidet pågår kontinuerlig og skal fortsette i 2025.
• Det gjennomføres månedlige møter med IRT-team med fokus på informasjonssikkerhet.
• Vi er tett påkoblet Kommune-CERT/Helse-CERT og får viktig sikkerhetsinformasjon igjennom dette.
• Representanter fra kommunene har deltatt på seminar om informasjonssikkerhet i regi av KINS.
• Kommunene har felles personvernerklæring til innbyggere som er samkjørt av nettverksgruppen kvalitet, sammen med personvernombud og portalgruppen.
• KINS prosedyrer er nå tilgjengelig igjennom Compilo.

10.2 Teknisk

2024 har vært et år preget av engasjement, samarbeid og fremtidsrettede tiltak for å styrke den teknologiske utviklingen i våre kommuner. Stein Erik Stubmo fra Tingvoll kommune tiltrådte som ny leder for teknisk faggruppe, og hans dedikasjon har vært viktig gjennom året. Sammen med faggruppekoordinator Kathrine Tømmervåg fra IKT Orkidé har han ledet gruppen med tydelig retning.

Kommunalsjefene i samtlige kommuner har vist engasjement og deltatt aktivt i faggruppens arbeid. Vi har gjennomført ett fysisk møte i året, mens øvrige møter har vært avholdt digitalt via Teams. Denne fleksibiliteten har bidratt til bred deltakelse og effektiv gjennomføring av våre strategiske diskusjoner.

En utfordring for enhetlig digitalisering i kommunene er det fortsatt store mangfoldet av IT-fagsystemer på tvers av kommunene. Dette gjelder blant annet systemer for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) samt løsninger for håndtering av kommunale eiendomsavgifter.

I tillegg har kommunene fått presentert en løsning fra Kobo (Husbanken) for administrasjon av utleieboliger. Per i dag er det kun Averøy, Surnadal og Sunndal som enten har implementert løsningen eller er i gang med innføringen. Ulik systembruk på tvers av kommunene kan gjøre det utfordrende å oppnå standardiserte og effektive digitale prosesser, noe som understreker behovet for en mer koordinert tilnærming til digitalisering.

Innovasjonsseminar og egen sesjon 
Teknisk faggruppe hadde i 2024 en egen fagsesjon under IKT Orkidé sitt innovasjonsseminar. Deltakelsen var god, og sesjonen ga oss en verdifull arena for å diskutere felles utfordringer og muligheter. Dette styrket nettverket mellom kommunene og inspirerte til videre samarbeid.

Fokus på tjenestesamarbeid 
Et høyt fokus på tjenestesamarbeid har preget arbeidet i 2024 også. En søknad til Statsforvalteren om et forprosjekt som har i mandat å vurdere et formelt tjenestesamarbeid for plan, bygg og geodata ble utarbeidet og sendt. Søknaden bygger på behovet for å utnytte felles ressurser og ekspertise bedre, samtidig som vi adresserer utfordringer med rekruttering og høye lønnskostnader. Tiltaket skal fremme erfaringsdeling og kompetanseheving på tvers av kommunene. Prosjektet ble tildelingen av 1,5 millioner kroner til dette arbeidet, med forutsetning om at alle kommunene vedtar en politisk rammeavtale. NIPR har tatt ansvar for utarbeidelsen av rammeavtalen, som er planlagt politisk behandlet i alle IKT Orkidé-kommunene.

Oppstart av anskaffelsesprosjekt og ny prosjektleder 
IKT Orkidé-kommunene har besluttet å innføre et felles kartforvaltningsystem over de neste to årene. Dette prosjektet startet opp og er ikke avhengig av statsforvalteren sine midler.

Anskaffelsesprosjektet for et felles kartsystem startet opp 1. september 2024. Kristin Hoel Fugelsnes ble ansatt som prosjektleder i en 50 % stilling for en periode på to år. Allerede siste del av 2024 har Kristin fått samlet en faglig bred prosjektgruppe, og vi ser frem til de resultatene prosjektet vil bringe.

Forbedringer i Plan & Build 
Systemforvalteren for Plan & Build, Marthe Elise Ørnvik har i løpet av året gjennomført betydelige forbedringer i løsningen, inkludert bestillingen av en ny modul for eEiendom. Denne modulen, som er spesielt etterlengtet av oppmålingsavdelingene, vil gi økt effektivitet og kvalitet i våre tjenester.

Marthe arrangerte også fagdag den 05. September 2024 på Thon Hotel Innlandet for gruppen på ca. 50 personer. Evalueringene viser at arrangementet er godt mottatt for fagpersonene i alle våre kommuner.  

Tidenes løft (ny versjon) av Plan & Build siden oppstart i 2019 ble gjennomført i desember 2024. Den nye versjonen har skapt en del utfordringer for alle områdene. Vi har gått fra å jobbe fra saksoversikt til en prosessorientering oversikt, med saksbehandlingsfaser og prosesser som har tilknyttet oppgaver/aktiviteter. Dette har forårsaket en del mer klikk frem og tilbake, og saker fra tidligere versjon som ble konvertert over til ny versjon har med seg en del feil. Kommunene har vært flink til å gi tilbakemelding om utfordringer som vi har meldt videre til leverandør.  

Noen av utfordringene har og blir fikset med “hot-fixer”, som er små oppdateringer som ikke krever nedetid. Mens andre utfordringer blir arbeidet med og kommer i litt større oppdateringen ut over våren og mot sommeren.  

Veien videre 
2024 har vært et år med fremgang og nytenkning. Vi ser frem til fortsettelsen i 2025, med flere spennende prosjekter og initiativer som styrker vår felles teknologiske utvikling. Samarbeidet i teknisk faggruppe gir oss et solid fundament for å møte fremtidens utfordringer med styrke og samhold.  

Vi ser frem til å videreutvikle Plan & Build og implementere nye funksjonaliteter som vil legge til rette for en mer effektiv saksbehandlingshverdag.  

Sette brukeren i sentrum

• Satt opp flere elektroniske skjema til Plan&Build.  
• Det har vært arrangert kurs og opplæring på tvers av kommunene.
• Digital post direkte inn og ut av Plan&Build.
• Byggesøknader mer integrert i Plan&Build.
• Online booking av saksbehandler på kommunenes hjemmeside.  

Tjenesteutvikling i kommunene

• Vi har god delingskultur blant annet med interkommunalt byggetilsyn Nordmøre, NKF nettverksgruppe byggesak og for veg og trafikk, og de ulike nettverksgruppene.
• Prosjektoppstart for anskaffelse av felles kartforvaltningssystem
• Vi deltar på DigiMR teknisk faggruppe
• Vi har deltatt i dialoger med ulike leverandører for å diskutere våre ønskede digitale muligheter, for å bidra til fornying av gode digitale løsninger.

Gjenbruk og del data

• Plan&Build har elektronisk skjemaløsning fra kommuneforlaget med kobling til ID-porten som leverer direkte inn i Plan&Build.
• KS FIKS SvarInn og SvarUt er tatt i bruk for alle kommuner.

Samarbeid og samarbeidspartnere

• Nettverksgruppene har samarbeidet med nettverksgruppen sak- og arkiv med felles arbeidsmøter med blant annet utarbeiding av maler.  
• Medlemmer i faggruppen deltar også i nasjonale forum for byggesaksdagene, NKF nettverkssamling for fylke.
• KS seminar – Plan, Bygg og Geodata sender vi deltagere på.
• Systemforvalter i Plan&build har god delingskultur og holder fagmøter.

Digital teknologi

• Plan&Build søk får treff til eArkiv.
• Plan&Build leveres som sky leveranse.
• Faggruppen har aktivt søkt innsikt i ny digital teknologi for å øke digital kompetanse i faggruppen.
• Faggruppen bruker aktivt de nye nasjonale fellesløsninger til KS FIKS, som f.eks. SvarInn og eDialog.
• BraArkiv leveres som skytjeneste.  

Gevinstrealisering

• SvarUt/Svar Inn/Edialog har gitt store gevinster for kommunene.
• eByggesøknad har blitt mer tatt i bruk i 2024. Dette gir gevinster for kommunene fordi søknad pre-utfylt så saksbehandler i kommunen får betydelig mindre administrativt arbeid.

Sanering

• Mindre papirsøknader fra KF skjema, grunnet innføring av elektroniske skjema.

Samfunnsorientert

• Faggruppen teknisk og de ulike nettverksgruppene har kjørt alle møter i 2024 over Teams.
• Faggruppen ønsker mer mulige tjenestesamarbeid
• Kommunene bruker felles byggesaksbehandler Marthe Elise Ørnvik som ressurs, og som kan arbeide sentralt fra via teams og Plan&Build, uten reiseutgifter.

10.3 Helse og omsorg

Det har vært høy aktivitet i helse- og omsorgsporteføljen til IKT Orkidè også i 2024. Flere nasjonale føringer for feltet peker på at teknologi og digitalisering er en av løsningene for å skape fremtidens bærekraftige helsetjeneste. Her nevnes:

• Nasjonal helse- og samhandlingslan 2024 – 2027: Strategien fokuserer på å videreutvikle digitale løsninger for å sikre et sammenhengende tjenestetilbud og forbedre helsetjenestene.
• NOU 2023: 4 – Tid for handling: Rapporten fremhever at digitalisering og teknologisk utvikling er avgjørende for å håndtere helhetlige pasientforløp og øke effektiviteten i helse- og omsorgstjenestene.
• Helseteknologiordningen: regjeringen har satt av midler for å støtte innføring av ny teknologi i kommunene, med mål om å innføre personellbesparende teknologi og fremme velferdsteknologi.

IKT Orkidè organiserer og drifter Faggruppe helse og omsorg og flere nettverk. Felles for alle er fokus på fokusområdene i IKT Orkidès strategi.

Faggruppe helse og omsorg har over tid erfart dårlig oppmøte fra kommunenes representanter. Årsakene har vært ulike, men flere har pekt på at det er et uoversiktlig bilde over nettverk, møteplasser og fora for helseledere hvor blant annet digitalisering og teknologi er tema. I 2024 foregikk det et arbeid for å knytte Helseledernettverket som driftes i regi av Nordmøre IPR nærmere Faggruppe helse og omsorg. IKT Orkidè og NIPR samarbeider nå om felles innkallinger og møteforberedelser.

 I 2024 pensjonerte rådgiver Atle Betten seg og IKT Orkidè ansatte ny rådgiver Tone Lyngvær Kvammen. Fra 2025 har Kvammen permisjon i 40% av sin fulle stilling for stilling i Nordmøre Regionråd IPR. Hege Yvonne Karlsen jobber i 100 % som spesial konsulent innenfor porteføljen.

Nettverkene som driftes inn under IKT Orkidès helse- og omsorgsportefølje er:

Gerica Fagnettverk:

Høy aktivitet i 2024 med 8 nettverksmøter samt møter knyttet til nye integrasjoner og moduler.
Fokusområder:

• Gevinstrealisering igjennom anskaffelse og driftsetting av nye moduler og integrasjoner
• Utarbeidelse av felles rutiner
• Koordinering av leverandørdialog
• Erfaringsdeling med fokus på velferdsteknologi
• Koordinering for kommunene som gikk av løsningen og på Helseplattformen
• Oppkobling opp mot velferdsteknologisk knutepunkt

HsPro Fagnettverk:
Fokusområder:

• Viderefører nettverket med de tre gjenværende kommunene Aure, Averøy og Gjemnes
• Faste møter, erfaringsdeling og felles opplæring

FlyVo fagnettverk:
Oppstart av nettverk oktober/november 2024, avholdt 2 nettverksmøter
Fokusområder:

• Etablere fagnettverk
• Koordinere leverandørdialog og opplæringsaktivitet.

Barnevern fagnettverk

2024 har vært et hektisk og innholdsrikt år for barnevernstjenestene i samarbeidet. Det har vært stor aktivitet rundt innføring av nytt fagsystem og mange aktivitet knyttet til egne- og felles prosjekter.

 Parallelt med anskaffelsesprosessen, gjennomførte Digi Møre og Romsdal Digibarnevernprosjektet, et felles prosjekt for alle barnevernstjenestene i fylket. Prosjektet hadde som mål å forberede kommunene på endringene som ville komme med de nasjonale modulene integrert mot de nye fagsystemene. IKT Orkidé leide ut prosjektlederressurs til Digi Møre og Romsdal som hadde prosjektansvar for fellesprosjektet i tillegg til anskaffelsen for kommunene i IKT Orkidé.

Aktiviteter i 2024:

Innføring av nytt fagsystemet Visma flyt barnevern februar 2024 for alle 4 barnevernstjenesten i samarbeidet.

• Superbrukere og prosjektmedlemmer har jobbet med felles rutine og maler
• Godkjenningsprosess med gjennomgang av alle krav opp mot levert løsning
• Løsningen ble ikke godkjent
  • Kompensert både økonomisk og med kostnadsfrie opplæringsdager, inntil all funksjonalitet er levert.
• Digibarnevern
  • Webinarer og kompetanseheving i tråd med innholdet i Digibarnevern nasjonalt
  • Prosjektet gikk fra februar 2023 og ble avsluttet i juni 2024

 NAV (Socio / Velferd)

• Blant IKT Orkidès medlemskommuner benytter NAV to ulike løsninger. Socio, levert av TietoEvry benyttes av Aure, Smøla og NAV indre Nordmøre (Sunndal, Surnadal og Tingvoll). Velferd, levert av VISMA benyttes av Averøy, Gjemnes og Kristiansund. I 2024 har vi bistått kommunene med oppgraderinger, anskaffelse og driftsetting av moduler, samt deltatt på et møte med respektive NAV-ledere. Vi har også organisert leverandørmøte med TietoEvry.
•  Vi anerkjenner at systemene til NAV kunne trengt modernisering, men vi vurderer at markedet ikke er modent før i 2025/26. IKT Orkidè følger nøye med på markedet og vil kunne initiere en anskaffelsesprosess når tiden er inne. Vi vil kunne støtte kommunene med våre kompetanse på offentlige anskaffelser for å sikre effektive prosesser som gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk, fra behovsanalyse til implementering og drift av nye systemer.

DIPS samspill

• Konkurranse for å anskaffe nytt samhandlingssystem
  • Egen prosjektgruppe som jobbet med kravene
  • 1 tilbyder
  • Tilbudet hadde høyere pris enn forventet, konkurransen ble derfor avlyst
  • Gjennomgår kravene på nytt og avventer ny konkurranse for å få med flere tilbydere i neste runden
• Besluttet å gjeninnføre DIPS samspill som alle kommunene, bortsett fra Rindal, hadde tilgang til fra før.
  • Rindal sluttet seg til avtalen og ble med på samme løp som de andre kommunene
• Gjeninnføring med aktiviteter hvor alle kommunene var representert
  • Fysiske oppstartsmøter i Surnadal og Kristiansund med ledere og administratorer
  • Digitale opplæringsdager
• Etablert nettverk og teamskanal
  • Jevnlige møter
  • Erfaringsdeling mellom kommunene

Våre strategiske fokusområder:

 Sette brukeren i sentrum

• Oppkobling mot Velferdsteknologisk knutepunkt (VKP): Integrasjonen med VKP gjennom Gerica vil på sikt gi betydelige gevinster ved å forbedre samhandlingen og effektiviteten i tjenestene.
• DIPS = brukeren i sentrum. DIPS fungerer som en samhandlings- og kommunikasjonsplattform som setter brukeren i sentrum ved å forbedre kommunikasjonen mellom ulike aktører.
• Barnevern: nytt fagsystem: Et nytt fagsystem for barnevernet er anskaffet basert på omfattende brukerundersøkelser blant både tjenestemottakere og tjenesteytere.

Tjenesteutvikling i kommunene

• Bruk av bilder i journal: Implementeringen av bilder i journalene forbedrer dokumentasjonen og gir en mer helhetlig forståelse av pasientens situasjon.
• Samhandlingsmodul: Gerica’s samhandlingsmodul fremmer bedre samarbeid mellom ulike helseaktører.
• Autopay i FlyVO: øke effektivitet og redusere feil.
• Felleskomponenter: Bruken av felleskomponenter i Digibarnevern-prosjektet sikrer enhetlige og effektive løsninger på tvers av kommunene.
• DIPS fremmer erfaringsdeling og tverrfaglig samarbeid, i tråd med nasjonale føringer for samhandling.
• Nettverkene: Nettverkene for barnevern, DIPS, FlyVO, Gerica og helsestasjoner bidrar til kunnskapsdeling og samarbeid på tvers av fagområder.
• DigiMr E-helsegruppe regional: DigiMr E-helsegruppen på regionalt nivå arbeider med å implementere og forbedre e-helsetjenester, IKT Orkidès rådgiver er medlem i den regionale gruppen.
• DigiBarnevernprosjekt: DigiMr avsluttet i 2024 og prosjektet er nå satt i drift med en innleid prosjektleder for å sikre en smidig overgang og implementering.

Gjenbruk og deling av data

•  Velferdsteknologisk knutepunkt (VKP) spiller en viktig rolle i å gjenbruke og dele data i helsesektoren. VKP standardiserer, oversetter og transporterer data mellom ulike systemer som i utgangspunktet ikke samhandler. Dette betyr at data fra velferdsteknologiske systemer kan automatisk journalføres i kommunens pasientjournalsystem, noe som sparer helsepersonell for manuelt arbeid. VKP håndterer informasjonsflyt mellom velferdsteknologiske løsninger og elektronisk pasientjournal (EPJ), og tilbyr både uthenting av opplysninger fra EPJ og automatisk journalføring i EPJ2. IKT Orkidè har bistått Averøy og Aure med oppkoblingen mot VKP og Regionalt responssenter.

Innovasjon

• IKT Orkidè har bistått Aure og Averøy med oppkobling mot VKP. I fremtiden forventes det at flere tjenester vil integreres mot det nasjonale knutepunktet, og økt bruk av kunstig intelligens og maskinlæring vil dette kunne være til hjelp for helsepersonell i behandling av tjenestemottakere samt fungere som beslutningsstøtte.
• Gerica-kommunene har anskaffet og implementert bilde-modul. Bruk av bilder i elektroniske pasientjournaler kan forbedre diagnostikk, behandling, kommunikasjon og pasientsikkerhet. Dette gjør det enklere for helsepersonell å dokumentere og dele visuelle data, noe som bidrar til en mer helhetlig og sikker pasienthistorikk.

Samarbeid og samarbeidspartnere

I løpet av 2024 har vi hatt samarbeid med flere aktører for å fremme digitalisering og innovasjon i helsesektoren.

• Gerica-kommunene er modne og velvillige i implementeringen av nye digitale løsninger, noe som har bidratt til en smidig og effektiv bruk av systemene.
• IKT Orkidè deltar i KS Nettverk e-helse som har som mål å: legge til rette for erfaringsdeling, sikre at e-helseprosjekter er godt forankret, bidra til raskere innføring av helseteknologi gjennom felles innføringsløp, webinarer og samlinger og annen støtte kommunene trenger.
• Regionalt responssenter har vært sentral part i oppkobling mot Velferdsteknologisk knutepunkt (VKP), noe som har styrket samhandlingen og informasjonsflyten mellom ulike helsetjenester.
• Samarbeidet med Nordmøre regionråd har styrket seg igjennom at Helseledernettverket og Faggruppe Helse og omsorg sameksisterer og samordner seg med felles sekretariat.
• Flere kommuner har gått over til Helseplattformen i 2024, og IKT Orkidè har bistått med overgangen ved å tilby teknisk støtte og integrasjon i økosystemet rundt Helseplattformen

Digital teknologi

•  Også i helse- og omsorgsporteføljen har vi har fokus på skylimplementering. Samtidig erkjenner vi vi at markedet og løsningene som tilbys av leverandører ikke er klare i alle fagområder for å migrere til sky. Vi ser derfor at vi må vedlikeholde og drifte lokale servere enda en stund til.

Sanering

•  Å sanere gamle elektroniske pasientjournaler (EPJ) er viktig, særlig med tanke på personvern og sikkerhet: gamle pasientjournaler kan inneholde sensitiv informasjon som må beskyttes. I IKT Orkidès ehelseportefølje er det to fagsystem som skal saneres: Profil og HsPro. Basert på kommunenes behov for oppslag, beste praksis for sanering krever kartlegging, planlegging, og samarbeid med arkivtjenesten for å sikre at relevante data bevares i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Det er også viktig å sørge for at det er mulig å gjøre oppslag i gamle fagsystemer under og etter saneringen, slik at historiske data kan hentes ut ved behov. Videre må prosessen inkludere sikkerhetskopiering av data, kontroll og verifisering av at dataene er fjernet som planlagt, og dokumentasjon av hele prosessen for å sikre sporbarhet og overholdelse av regelverk. Dette arbeidet skal vi påstarte i 2025. =Oppslag, behov for kommunene?
• Visma Familia barnevern - arbeidet med å sanere løsningen er i gang, men en innsynsløsning må på plass før vi kan fjerne den helt. Det er viktig at dette er ivaretatt før løsningen tas ned, barnevernstjenesten må på en effektiv og sikker måte få tak i eldre dokumentasjon for å kunne håndtere innsynskravene de mottar fortløpende.

Samfunnsorientert

•  Vi har fokus på at våre løsninger skal imøtekomme FN`s bærekraftsmål. Med nye krav knyttet til miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser vil vi i fremtidige anskaffelsesprosesser ha krav om feks. energieffektivitet, livssyklus, grønn IT-infrastruktur og krav knyttet til transport og logistikk.
• Våre nettverksgrupper møtes på teams, gjerne med 1-2 fysiske samlinger pr. år. Ved å gjennomføre digitale møter reduserer vi karbonavtrykket og effektiviserer våre prosesser.

Personvern og informasjonssikkerhet

•  I 2024 har vi jobbet med et oversiktsarbeid knyttet til fagsystemet Gerica. Igjennom en visuell kartlegging ønsker vi å se på det digitale økosystemet rundt fagsystemet. Dette arbeidet gir oss innsikt i hvordan ulike systemer og komponenter samhandler, noe som gjør det mulig å identifisere og feilsøke raskere og mer presist. Fokus ligger både på integrasjoner mot nasjonale komponenter og på samspillet med andre fagsystemer. Dette arbeidet er komplekst og har krevd involvering av flere fagområder. Målet er at kartleggingen skal resultere i en ROS-analyse som styrer vår evne til å håndtere personvern og informasjonssikkerhet.
• Vi har også påstartet den samme jobben som beskrevet ovenfor med fagsystemet FlyVo, DIPS samspill og Visma flyt barnevern.

10.4 Oppvekst

Som tidligere år har arbeidet i Oppvekstgruppa vært koordinert sammen med arbeidet i Oppvekstnettverk Nordmøre. Faggruppa har hatt 7 møter i 2024, 2 av disse var fysiske møter.

Høsten 2024 ble «NOU 2024: Det digitale (i) livet» overlevert til Kunnskapsministeren. Dette skjedde etter et år med økende diskusjon om bruk av IKT i skolen. Faggruppa har begynt arbeidet med NOU-dokumentet, og dette vil også prege arbeidet vårt i 2025.

Leder og rådgiver i faggruppe Oppvekst har også i 2024 deltatt i Oppvekstgruppa for Digi Møre og Romsdal. Vår faggruppeleder har fra starten av i 2023 vært leder i denne gruppa.

Tjenesteutvikling i kommunene

Arbeidet med å utvikle bruken av våre fellesløsninger fra Visma; Flyt Skole og Sikker Sak har fortsatt i 2024. Det har foregått mye deling av tips og informasjon via Teams og det har også vært gjennomført digitale møter for superbrukere og brukere med administrasjonsansvar i kommunene.

Vi har som tidligere lagt opp til deling av maler for ulike dokumenter, noe som kan være med å spare tid for spesielt de mindre kommunene våre. Vi har jo alle til felles at de samme oppgavene skal løses.

Det har i 2024 vært en prosess i gang for å vurdere en ny anskaffelse av skoleadministrativt system for våre kommuner. Dette har også vært diskutert i Digi MR med de andre kommunesamarbeidene i Møre og Romsdal. Foreløpig konklusjon var at tidspunktet ikke passet helt godt for en slik prosess akkurat nå. Temaet vil bli tatt opp igjen i de samme faggruppene ved et senere tidspunkt.

Innovasjon

Høsten 2024 fikk alle kommunene og skolene våre tilbud om tilgang til en nyutviklet løsning med kunstig intelligens: KIKI MR. Denne ble utviklet av AUDI-miljøet i Kristiansund kommune med utgangspunkt i arbeid i Digi MR. Alle kommunene i IKT Orkide Oppvekst er i ferd med å ta i bruk løsningen. Det samme gjelder de fleste kommunene ellers i fylket, og en har også fått henvendelser om å ta i bruk tjenesten fra kommuner i andre kommuner i landet.

I arbeidet med KIKI MR ble det lagt mye vekt på å utvikle støttemateriale med dokumenter, tips og lenker for opplæring som skal gjøre i den enkelte skole forberedt på god bruk av KI for ansatte og elever. Det ble også gjort et grunnarbeid i samarbeid med personvernombudet for å sikre at personvern og informasjonssikkerhet for Kiki MR ble godt ivaretatt.

Gjenbruke og dele data

Vi benytter oss av de samme fordelene som tidligere hvor opplysninger om barn, elever og foresatte deles fra “morsystemene” Visma Flyt Skole og Visma Flyt barnehage til andre digitale løsninger som brukes i barnehage og skole.

I skole brukes Feide som innloggingsløsning for de fleste tjenester for ansatte og elever. På de resterende bruker de ansatte ID-porten..

Samarbeid og samarbeidspartnere

Leder av Faggruppe Oppvekst har deltatt samarbeidsforumet Skolesec sammen med de største kommunene i Norge og i Kunnskapsdepartementets samstyringsråd, hvor IKT Orkide har representert de mindre kommunene i Norge.

Både Faggruppe Oppvekst og oppvekstgruppa i Digi MR får gjennom dette tilgang til viktig informasjon om viktige utviklingsarbeid, og mulighet til å gi tilbakemeldinger om endringer som vil prege arbeidet med IKT innenfor Oppvekstsektoren i årene fremover..

Digital teknologi

Elevene i skolene våre bruker digitale læremidler ut fra innkjøp fra den enkelte skole og kommune. Det har i 2024 vært foretatt en kartlegging av hvilke læremidler som brukes på skolene i IKT Orkide og resten av fylket. Kartleggingen vil kunne brukes som utgangspunkt for erfaringsdeling og fremtidige innkjøp.

Gevinstrealisering

Løsningene for barnehage og skole innenfor Visma Flyt og Sikker Sak har fått noen flere små forbedringer i funksjonaliteten, men det er ikke kommet til helt nye moduler i 2024.

I de fleste kommunene i IKT Orkide har elevene en blanding av digitale læremidler og tradisjonelle skolebøker, så i noen grad kan en si at digitale læremidler har vært med å gi en gevinst.

Sanering

Nesten alle de felles-tekniske løsningene vi bruker innenfor Oppvekst er nå sky-baserte, og det er ikke noen som har pekt seg ut for sanering gjennom 2024.

Områder vi fortsetter med i 2025

• Bidra til deling av digital praksis i barnehager og skoler i IKT Orkide.
• Samarbeide videre om evt. å ta i bruk nye funksjoner i Visma Flyt Skole og Sikker Sak.
• Delta og bidra i Digi MR og nasjonale samarbeidsfora for å ta vare på interessene i våre kommuner.
• Koordinere utviklingsarbeid innenfor bruk av IKT i barnehager og skoler i våre kommuner