Kravliste universell utforming

Kravliste universell utforming - Klikk for stort bilde 

Kravliste for universell utforming av Word dokument.

Er du saksbehandler i kommuner?
Er du leverandør og sender PDF til kommunen?
Legger du ut dokument på nett?
Sender du dokument til innbygger?

Da må du følge lovverket om at dokument må være universelt utformet.
Tilsynet for universell utforming har laget gode løsningsforslag for dokument.

Her har vi laget en forenklet kravliste hva du må gjøre i Word:

 

Kravliste universell utforming av Word dokument

Bruk god kontrast

Svart skrift på hvit bakgrunn har god kontrast og er lett og lese for de fleste.

Det er kombinasjonen tekstfarge og bakgrunnsfarge som bestemmer kontrast.

 

Hvordan teste kontrast?

Du kan selv teste om kombinasjonen ved å laste ned og installere: 


 

Bruk stiler og overskrifter
  • Hjelper navigering i store dokument
  • Når du bruker overskrifter kan du også lage innholdsfortegnelse

Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste overskrift 2.

 

Hvordan lage overskrift

Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:

   

 

Bruk skrifttype uten seriffer

Ikke bruk Times Roman, dette er en skrifttype med seriffer (ekstra detaljer).

 

Fonter du kan bruke

Eksempel på fonter som fungerer bra på digitale flater er:

  • Calibri
  • Verdana
  • Arial

 

Merk riktig overskrift i tabeller

Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell.
Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.

Hvordan merke tabell med rett utforming:

  • Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
  • Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
  • Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.

Illustrasjon: merke tabell - Klikk for stort bilde    
 

Ikke bruk tekstbokser

Ikke bruk tekstbokser.
Tekstbokser kan medføre at leserekkefølgen ikke stemmer for de som bruker hjelpemidler.

Bruk tekstalternativ på bilder

Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner.
Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.

Hvordan legge til alternativ tekst:

  • Høyreklikk på bildet
  • Velg Sett inn alternativ tekst
  • Skriv inn en kort og forklarende tekst

Illustrasjon: Hvordan legge til alternativ tekst i Word - Klikk for stort bilde    

Bruk rett språk

Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst.
De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.

Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk.
Altså ikke bra.

Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.

Hvordan merke tekst med rett språk?

  • Merk deler eller hele teksten
  • Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk
    eller
    Klikk nederst i Word på Norsk (bokmål) 
  • Så velger du rett språk i listen og Ok

Illustrasjon: Velg rett språk i Word - Klikk for stort bilde    

Ikke bare bruk farger på for å gi mening på grafer

Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger.
Her er et eksempel der det er brukt kun farger på graf for å gi mening:

Eksempel: Graf med kun fargeforklaring - Klikk for stort bilde    

Forslag til løsning på grafer:


Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen:

Eksempel: Graf med tekstforklaring - Klikk for stort bilde  

Eller du kan løse det ved å bruke symboler og tekst:

Eksempel: Graf med symboler og tekst - Klikk for stort bilde  

Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.
 

Lagre PDF med rett struktur

Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker.
Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.

Hvordan lagre PDF med rett struktur:

  • Velg Fil og Lagre som 
  • Velg filtype PDF
  • Velg flere Alternativer
  • Klikk knappen Alternativer

Illustrasjon: Lagre som PDF og Alternativer - Klikk for stort bilde   

  • Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
  • Kryss av for Dokumentegenskaper
  • Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
  • Lagre

   

Tips for hvordan du kan åpne PDF og visuelt kontrollere om struktur er med:

Illustrasjon: sjekk om overskrifter er med i PDF - Klikk for stort bilde  

  

 

Unngå understreking av tekst

Ikke bruk understreking på tekst.
I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.

 

Ha rett leserekkefølge i tabell

Du bør bruke bare tabell til tabelldata.
Mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell.

Men om du bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt.
Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke tabulator.

 

Problem

Her ser du et eksempel på en bunntekst som mange bruker i maler.
Her vil de som bruker hjelpemiddel få lest opp teksten i ulogisk rekkefølge:

Tabell med feil leserekkefølge - Klikk for stort bilde     

Løsning: slå sammen celler

Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet.
En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.

  • Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
  • Gjenta på alle kolonner


Tabell med rett leserekkefølge - Klikk for stort bilde   

Legg til en tittel

Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument.
De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først.
Ingen tittel - ingen opplesing.

Hvordan legge inn tittel i Word:

  • Klikk Fil og informasjon
  • Under Egenskaper kan du legge til en tittel

Legg tittel i Word - Klikk for stort bilde  

Kontroller tilgjengelighet med rapport om eventuelle feil

Word har en innebygd kontroll av universell utforming.
Den er til god hjelp, men den kontrollerer ikke alle krav.
Du må selv manuelt kontrollere at overskrifter er lagt inn riktig.

Hvordan undersøke dokument

  • Klikk tilgjengelighet nederst i dokumentet

eller

  • Velg Fil og informasjon
  • Velg Kontroller for problemer
  • Velg kontroller tilgjengelighet
  • Resultatet kommer i en egen rapport til høyre med anbefalinger til hvordan du kan rette opp selv

Illustrasjon: Kontroller tilgjengelighet - Klikk for stort bilde      

 


Løsningsforslag fra UUtilsynet

UUtilsynet har laget løsningsforslag for hvordan du lager dokument som skal være på nettsider.

Word-dokumenter, ODF-dokumenter og PDF-dokumenter må overholde kravene til universell utforming.
Informasjon som du publiserer på nettet bør som hovedregel legges ut i HTML (nettside).