Forenklet kravliste for universell utforming av Word dokument
- Hjelper navigering i store dokument
- Når du bruker overskrifter kan du også lage innholdsfortegnelse
Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste overskrift 2.
Hvordan lage overskrift
Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:
Tittel er ikke overskrift
Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift.
Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle.
Unngå blokkjustering av tekst.
En lenke skal si hva det er og gjerne hvor du lenker til:
Ikke bruke lenker som:
Ikke bruk Times Roman, dette er en skrifttype med seriffer (ekstra detaljer).
- Bruk gjerne stor tekst, minimum fontstørrelse 12
- Ikke bruk fonter som er "tynne"
- Unngå kursiv og STORE BOKSTAVER
Fonter du kan bruke
Eksempel på fonter som fungerer bra på digitale flater er:
Når du bruker lister må du velge listeknapp.
Slik ser en rett liste ut:
Slik ser en liste ut, som ikke er universelt utformet:
* Eksempel 1
* Eksempel 2
Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst.
Dette er fordi du har krysset av for "Identifiser språk automatisk".
De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.
Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk.
Altså ikke bra.
Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.
Hvordan merke tekst med rett språk?
- Merk deler eller hele teksten
- Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk
eller
Klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål)
- Så velger du rett språk i listen og Ok
Ikke bruk understreking på tekst.
I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.
Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell.
Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.
Hvordan merke tabell med rett utforming:
- Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
- Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
- Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.
Svart skrift på hvit bakgrunn har god kontrast og er lett og lese for de fleste.
Det er kombinasjonen tekstfarge og bakgrunnsfarge som bestemmer kontrast.
Eksempel på godkjent kontrast:
Eksempel på for lav kontrast:
Hvordan teste kontrast?
Du kan selv teste om kombinasjonen ved å laste ned og installere:
Krav til kontrast
- Vanlig tekst skal ha kontrast på minst 4.5:1.
- Stor tekst skal ha kontrast på minst 3.0:1.
Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner.
Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.
Hvordan legge til alternativ tekst:
- Høyreklikk på bildet
- Velg Sett inn alternativ tekst
- Skriv inn en kort og forklarende tekst
Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativt".
Du bør bruke bare tabell til tabelldata.
Mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell.
Men om du bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt.
Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke tabulator.
Problem
Her ser du et eksempel på en bunntekst som mange bruker i maler.
Her vil de som bruker hjelpemiddel få lest opp teksten i ulogisk rekkefølge:
Løsning: slå sammen celler
Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet.
En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.
- Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
- Gjenta på alle kolonner
Tekstbeskrivelse under graf
Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner.
I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser.
Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser.
Fargeblinde
Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger.
Husk at du også må forklare grafen med tekst slik at en blind kan forstå hva grafen skal formidle.
Her er et eksempel der det er brukt kun farger på graf for å gi mening:
Forslag til løsning på grafer:
Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen:
Eller du kan løse det ved å bruke symboler og tekst:
Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.
Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument.
De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først.
Ingen tittel - ingen opplesing.
Hvordan legge inn tittel i Word:
- Klikk Fil og informasjon
- Under Egenskaper kan du legge til en tittel
Noen blinde må laste ned dokumentet før de kan åpne det i egne apper.
Så må de søke opp dokumentet i en egen operasjon.
Du må derfor gi et godt filnavn som er lett å søke opp etterpå.
Eksempel på et godt filnavn:
Oppmelding til PPT 2022.PDF
Eksempel på et dårlig filnavn:
Brev1.PDF
Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker.
Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.
Hvordan lagre PDF med rett struktur:
- Velg Fil og Lagre som
- Velg filtype PDF
- Velg flere Alternativer
- Klikk knappen Alternativer
- Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
- Kryss av for Dokumentegenskaper
- Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
- Lagre
Tips for hvordan du kan åpne PDF og visuelt kontrollere om overskrifter er med:
Word har en innebygd kontroll av universell utforming.
Den er til god hjelp, men den kontrollerer ikke alle krav.
Du må selv manuelt kontrollere at overskrifter er lagt inn riktig.
Hvordan undersøke dokument
- Klikk tilgjengelighet nederst i dokumentet
eller
- Velg Fil og informasjon
- Velg Kontroller for problemer
- Velg kontroller tilgjengelighet
- Resultatet kommer i en egen rapport til høyre med anbefalinger til hvordan du kan rette opp selv
Først må du sjekke at du har fulgt kravet "Lagre PDF med rett struktur".
Da vil blant annet overskrifter bli med i PDF.
Men noen ganger vil fagsystem automatisk konvertere til PDF.
Så uansett hva, bør du kontrollere PDF.
Kontrollere at overskrifter ble med i PDF (åpne i Adobe Acrobat Reader):
Kontroller at tittel ble med i PDF:
I Adobe Acrobat Reader velger du Fil | Egenskaper og se om Tittel er med.
UUtilsynet har laget løsningsforslag for hvordan du lager dokument som skal være på nettsider.