Kravliste universell utforming

Kravliste for universell utforming av Word dokument.
Gjerne del og gjenbruk innholdet i denne artikkelen.

 

Videodemo av kravene

 

 

 

Forenklet kravliste for universell utforming av Word dokument

1. Ha et godt og beskrivende filnavn på dokumenter

Noen blinde må laste ned dokumentet før de kan åpne det i egne apper.
Så må de søke opp dokumentet i en egen operasjon.
Du må derfor gi et godt filnavn som er lett å søke opp etterpå.

Eksempel på et godt filnavn:
Oppmelding til PPT 2022.PDF

Eksempel på et dårlig filnavn:
Brev1.PDF

2. Bruk overskrifter på rett måte
  • Hjelper navigering i store dokument
  • Når du bruker overskrifter kan du også lage innholdsfortegnelse

Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste overskrift 2.

 

Hvordan lage overskrift

Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:

 

   

Tittel er ikke overskrift

Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift.
 

3. Venstrejuster tekst (anbefaling)

Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle.
Unngå blokkjustering av tekst.

4. Bruk lenker på rett måte

En lenke skal si hva det er og gjerne hvor du lenker til:

 

Ikke bruke lenker som:

  • Klikk her
  • Les mer

 

5. Bruk skrifttype uten seriffer (anbefaling)

Ikke bruk Times Roman, dette er en skrifttype med seriffer (ekstra detaljer).

  • Bruk gjerne stor tekst, minimum fontstørrelse 12
  • Ikke bruk fonter som er "tynne"
  • Unngå kursiv og STORE BOKSTAVER

 

Fonter du kan bruke

Eksempel på fonter som fungerer bra på digitale flater er:

  • Calibri
  • Verdana
  • Arial

 

6. Merk lister med listefunksjon

Når du bruker lister må du velge listeknapp.

Listeknapper i Word - Klikk for stort bilde

Slik ser en rett liste ut:

  • Eksempel 1
  • Eksempel 2

 

Slik ser en liste ut, som ikke er universelt utformet:


* Eksempel 1
* Eksempel 2

 

7. Bruk rett språk

Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst.
Dette er fordi du har krysset av for "Identifiser språk automat
De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.

Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk.
Altså ikke bra.

Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.

Hvordan merke tekst med rett språk?

  • Merk deler eller hele teksten
  • Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk
    eller
    Klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål) 
  • Så velger du rett språk i listen og Ok

 

Illustrasjon: Velg rett språk i Word - Klikk for stort bilde

    

 

8. Unngå understreking av tekst (anbefaling)

Ikke bruk understreking på tekst.
I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.

 

9. Merk riktig overskrift i tabeller

Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell.
Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.

Hvordan merke tabell med rett utforming:

  • Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
  • Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
  • Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.

 

Illustrasjon: merke tabell - Klikk for stort bilde

    
 

 

10. Ha rett leserekkefølge i tabell

Du bør bruke bare tabell til tabelldata.
Mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell.

Men om du bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt.
Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke tabulator.

 

Problem

Her ser du et eksempel på en bunntekst som mange bruker i maler.
Her vil de som bruker hjelpemiddel få lest opp teksten i ulogisk rekkefølge:

 

Tabell med feil leserekkefølge - Klikk for stort bilde

     

 

Løsning: slå sammen celler

Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet.
En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.

  • Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
  • Gjenta på alle kolonner

 

Tabell med rett leserekkefølge - Klikk for stort bilde

   

 

11. Bruk god kontrast

Svart skrift på hvit bakgrunn har god kontrast og er lett og lese for de fleste.
Det er kombinasjonen tekstfarge og bakgrunnsfarge som bestemmer kontrast.

Eksempel på godkjent kontrast: 

Tekst saksbehandler med sort skrift og gul bakgrunn - Klikk for stort bilde

Eksempel på for lav kontrast:

Teksten saksbehandler med sort tekst og mørk grønn bakgrunn - Klikk for stort bilde

 

Hvordan teste kontrast?

Du kan selv teste om kombinasjonen ved å laste ned og installere: 

 

Krav til kontrast

  • Vanlig tekst skal ha kontrast på minst 4.5:1.
  • Stor tekst skal ha kontrast på minst 3.0:1.
12. Bruk tekstalternativ på bilder

Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner.
Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.

Hvordan legge til alternativ tekst:

  • Høyreklikk på bildet
  • Velg Sett inn alternativ tekst
  • Skriv inn en kort og forklarende tekst

Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativt".

 

Illustrasjon: Hvordan legge til alternativ tekst i Word - Klikk for stort bilde

    

 

12. Bruk grafer og illustrasjoner på rett måte

Tekstbeskrivelse under graf

Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner.
I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser.
Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser.

 

Fargeblinde

Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger.
Husk at du også må forklare grafen med tekst slik at en blind kan forstå hva grafen skal formidle.

Her er et eksempel der det er brukt kun farger på graf for å gi mening:

Eksempel: Graf med kun fargeforklaring - Klikk for stort bilde

    

 

Forslag til løsning på grafer:


Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen:

 

Eksempel: Graf med tekstforklaring - Klikk for stort bilde

  

 

Eller du kan løse det ved å bruke symboler og tekst:

 

Eksempel: Graf med symboler og tekst - Klikk for stort bilde

Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.


 

13 Legg til en dokumenttittel

Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument.
De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først.
Ingen tittel - ingen opplesing.

Hvordan legge inn tittel i Word:

  • Klikk Fil og informasjon
  • Under Egenskaper kan du legge til en tittel

 

Legg tittel i Word - Klikk for stort bilde

  

 

14. Lagre PDF med rett struktur

Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker.
Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.

Hvordan lagre PDF med rett struktur:

  • Velg Fil og Lagre som 
  • Velg filtype PDF
  • Velg flere Alternativer
  • Klikk knappen Alternativer

 

Illustrasjon: Lagre som PDF og Alternativer - Klikk for stort bilde

   

 

  • Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
  • Kryss av for Dokumentegenskaper
  • Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
  • Lagre

 

  

 

Tips for hvordan du kan åpne PDF og visuelt kontrollere om overskrifter er med:

 

Illustrasjon: sjekk om overskrifter er med i PDF - Klikk for stort bilde

  

 

  

 

Kontroller tilgjengelighet med rapport om eventuelle feil (anbefaling)

Word har en innebygd kontroll av universell utforming.
Den er til god hjelp, men den kontrollerer ikke alle krav.
Du må selv manuelt kontrollere at overskrifter er lagt inn riktig.

Hvordan undersøke dokument

  • Klikk tilgjengelighet nederst i dokumentet
Ikon undersøk tilgjengelighet i Word - Klikk for stort bilde

eller

  • Velg Fil og informasjon
  • Velg Kontroller for problemer
  • Velg kontroller tilgjengelighet
  • Resultatet kommer i en egen rapport til høyre med anbefalinger til hvordan du kan rette opp selv

 

Illustrasjon: Kontroller tilgjengelighet - Klikk for stort bilde

      

 

 

Kontroller at PDF har fått med bokmerker (anbefaling)

Først må du sjekke at du har fulgt kravet "Lagre PDF med rett struktur".
Da vil blant annet overskrifter bli med i PDF.
Men noen ganger vil fagsystem automatisk konvertere til PDF.
Så uansett hva, bør du kontrollere PDF.

 

Kontrollere at overskrifter ble med i PDF (åpne i Adobe Acrobat Reader):

Illustrasjon i PDF: Klikk bokmerke i venstremenyen - Klikk for stort bilde


Kontroller at tittel ble med i PDF:

I Adobe Acrobat Reader velger du Fil | Egenskaper og se om Tittel er med.

Skrivetips klart språk (anbefaling)

 

Regelverk og tilgjengelighetserklæring

Samme kravene gjelder også for nettsider, dokument, apper, intranett, automater og video.
Intranett = Ansattportaler (sharepoint) og elæring for ansatte. 
Se mer informasjon om regelverk universell utforming og krav om tilgjengelighetserklæring.


Løsningsforslag fra UUtilsynet

UUtilsynet har laget løsningsforslag for hvordan du lager dokument som skal være på nettsider.

Word-dokumenter, ODF-dokumenter og PDF-dokumenter må overholde kravene til universell utforming.
Informasjon som du publiserer på nettet bør som hovedregel legges ut i HTML (nettside).

Kontaktinformasjon

Svein Dreier Taknæs
Rådgiver/prosjektleder
E-post